Slik utfører du prosjektkrav

Et prosjekt er en engangsaktivitet som er planlagt for å oppnå et bestemt mål. Prosjektledelsens disiplin innebærer planlegging, organisering av ressurser, kommunikasjon og gjennomføring av aktiviteter identifisert som nødvendig for å nå målet. Den vellykkede gjennomføringen av prosjektkravene resulterer i resultatene som prosjektet har som mål å levere, i henhold til beste praksis når det er mulig, i tide og i henhold til budsjett.

Identifiser milepæler i prosjektet, ved hjelp av prosjektstyringsprogramvaren. Milepæler er planlagte hendelser nådd når du fullfører en rekke oppgaver innen en bestemt dato. Milepæler er satt under planlegging av prosjektet og har null varighet av seg selv i en prosjektplan.

Bryt milepælene ned i oppgavene. Identifiser hva som må gjøres for å oppnå hver enkelt oppgave, hvordan den gjøres og av hvem. Få ytterligere informasjon som trengs for å utføre hver oppgave, og kontroller at oppgaver som må gjøres før du kan fortsette, er fullført.

Kjøpsutstyr og materialer som trengs for å oppnå milepæler. I enkelte prosjekter er anskaffelsen en oppgave i seg selv, men i andre prosjekter kan det være nødvendig å fullføre dette før påbegynnelsen av prosjektplanen. Prosjektinnkjøpsledelse er ofte en viktig del av prosjektgjennomføringen, og kan omfatte å skaffe bud og fullføre leveringsavtaler.

Fordel oppgavene til lagmedlemmer i henhold til deres kompetanseområder og tilgjengelighet. Ressursallokering er en kritisk del av prosjektledelsen og kan bestemme suksess eller fiasko i et prosjekt. Sørg for at hver person i prosjektgruppen din er oppmerksom på prosjektets mål, deres individuelle oppgaveansvar, budsjettet som er tilgjengelig for å utføre oppgavene og fristen for å fullføre dem.

Følg fremdriften til hvert lagmedlem og oppgave i henhold til prosjektplanen. Hvis oppgaven skal fullføres innen to uker, følg opp etter en uke for å sjekke om oppgaven er på sporet. Legg frem fremdriften, og hvis det ser ut til at en oppgave kan være forsinket, må du sjekke prosjektets tidslinje for å se hvordan dette vil påvirke andre oppgaver og milepæler.

Møt med gruppemedlemmene dine regelmessig for å diskutere deres fremgang og utfordringer. Oppdater prosjektplan, tidslinje og milepæler i henhold til eventuelle forsinkelser og beregne hvor du kan bruke fritiden effektivt for å unngå å forsinke gjennomføringen av prosjektet.

Overvåk alle utgifter for å sikre at du forblir innenfor budsjettet. Hvis du opplever uventede utgifter, får du godkjenning for ekstra budsjett fra prosjektets eier før du fortsetter for å forhindre tap etter prosjektets slutt.

Kommunisere fremgang regelmessig til alle interessenter. Gi beskjed til prosjektets eier når du oppnår hver milepæl og publiser informasjon om hurtige gevinster når det er mulig. Disse trinnene vil bidra til å opprettholde moral blant lagmedlemmer og observatører.