Hvordan etablere åpen kommunikasjon på jobb

Prøv å etablere et arbeidsmiljø der du fritt kan kommunisere med dine ansatte. Når du ber om tilbakemelding fra arbeidere, kan du lære om problemer og løse problemer før ting eskalerer. Noen av dine ansatte kan ha gode ideer som kan forbedre effektiviteten på arbeidsplassen, men du kan aldri høre om disse ideene hvis du ikke etablerer åpen kommunikasjon med dine ansatte. Du kan bruke flere forskjellige medier til å kommunisere med dine ansatte, men før dialogen kan begynne må du først etablere noen grunnregler.

1.

Del noen kommunikasjonsregler med dine ansatte. Forklar at folk ikke kan bruke støtende språk på arbeidsplassen eller lage brannkommentarer som kan tolkes som rasistiske, sexistiske eller diskriminerende. Pass på at medarbeiderne forstår at åpen kommunikasjon ikke betyr at alle tanker som kommer inn i hodet ditt, blir verbalisert. Alle må handle og kommunisere på en profesjonell måte.

2.

Forklar viktige begreper til teamet ditt. Ledere kommuniserer ofte via akronymer eller sjargong som ikke betyr noe for å lavere rangering ansatte. Gi dine ansatte en liste over akronymer som du vanligvis bruker og forklar hva bokstavene egentlig betyr, fordi du ikke kan kommunisere effektivt hvis dine ansatte ikke forstår emnet.

3.

Planlegg lagmøter. Involver hele teamet ditt i ukentlige møter, men sørg for at du planlegger møtene på passende tidspunkter fordi dine ansatte kanskje tror du ikke er interessert i å kommunisere hvis du hele tiden omlegger eller avbryter møter. Ordne dagsorden for møtet, slik at du får god tid til å formidle dine ideer, og dine ansatte har også mulighet til å gi tilbakemelding.

4.

Gi dine ansatte regelmessige oppdateringer om viktige saker som kan påvirke arbeidsplassen. Dine arbeidere vil føle seg mer i tråd med selskapet hvis de hører om utviklingen fra deg, i stedet for å vente på å høre hvisker på druevinen. Åpenbart ta opp saker som kan bekymre dine ansatte, for eksempel nedskjæringer og budsjettreduksjoner, for å la alle få vite hvor de står, enn å sprenge ubehagelige overraskelser på dem.

5.

Institutt en åpen dørpolitikk. Skriv bokstavelig talt døren til kontoret hvis du kan gjøre det uten å forstyrre arbeidet ditt. Mange mennesker oppfatter lukkede dører som barrierer som ledere satt opp for å kutte seg fra sine ansatte. Du kan oppmuntre dine ansatte til å komme til kontoret din med spørsmål og bekymringer, men de er mer sannsynlig å gjøre det hvis de ser en åpen dør.

Tips

• Noen ansatte liker å uttrykke seg foran sine medarbeidere, men andre foretrekker å snakke i små grupper. Derfor, mens lagmøter gir et godt medium for å dele ideer, bør du også følge opp med enkeltpersoner etter disse møtene. Du kan oppleve at folkene som satt stille under gruppesesjonen, faktisk har nyttige ideer som kan være til nytte for laget ditt som helhet.

advarsler

• Teammøter er noen ganger vanskelig å planlegge i et travelt arbeidsmiljø. Hvis du bare kan spare noen få minutter, planlegger du et kort møte i stedet for å forsøke å kramme en stor mengde informasjon til et kort møte.
• Hvis du etablerer en åpen dialog, bør dine ansatte føle seg mer avslappet, men dette kan lett komme tilbake hvis møter drar på grunn av overdreven snakking, slik at de ansatte får mindre tid til å fullføre viktige oppgaver. Kommunikasjon kan forbedre arbeidsmiljøet, men la ikke møter komme i vei for arbeid.