Slik dokumenterer du møter med underordnede

Dine møter med ansatte kan ha juridiske konsekvenser. Hvis du må håndtere en vanskelig ansatt eller en som konsekvent underperformerer, må du dokumentere møtet ditt for å vise tiltak du har tatt for å hjelpe medarbeiderne til å forbedre. I tilfelle oppsigelse eller disiplinær handling, vil du ha en oversikt over din innsats for å vise at dine handlinger var basert på en progressiv innsats for å forbedre situasjonen.

Skriv ned datoer og tider

Selv om det kan virke trivialt å skrive dato og klokkeslett for et møte, kan denne informasjonen ha stor innvirkning på disiplin og opphør. Du må legge merke til når møtet med en underordnet finner sted og som var til stede. Dette vil demonstrere når du tok progressiv tiltak for å løse de vanskelighetene du har med en ansatt.

Hold en oversikt over mål

En del av møtet med en ansatt skal dekke mål. Skriv ned prestasjons- og forbedringsmålene du satte med medarbeideren, inkludert kriterier for måling av fremgang mot disse målene. Denne dokumentasjonen av mål viser at du har forsøkt opprydding i et forsøk på å holde medarbeiderne.

Dokumenthendelser

Når det oppstår negative hendelser som involverer din vanskelige medarbeider, gjør du oppmerksom på når hendelsene skjedde og skriv en kort beskrivelse av hva som skjedde. Adresse disse notatene mens du møter underordnet, og gjør ytterligere notater om arbeidstakerens reaksjon på å få opp hendelsene.

Liste over ansatte-tilbudte løsninger

Be om løsninger fra arbeidstaker under møter. Skriv ned arbeidstakerens forslag til løsninger. I tilfelle denne personen ikke følger gjennom på disse forslagene, vil du ha dokumentasjon av at arbeidstakeren ikke har satt den nødvendige innsatsen.

Lag skriftlige advarsler

Hvis du må advare en ansatt under et møte, må du legge merke til advarselen i møtet. Mens du kanskje også har en medarbeider signert et dokument som anerkjenner møtet, vil oppføringen din i møtenotene støtte din påstand om at du ga medarbeider varsel om forestående disiplin eller oppsigelse hvis du ikke ser atferdsendringer.

Cite selskapets retningslinjer og regler

I tvister med en ansatt vil en av de viktigste problemene være om du behandlet rettferdig i å anvende reglene. I løpet av møtet oppgir du regler og retningslinjer du følger når du arbeider med den ansatte. Skriv ned kildene til disse retningslinjene og angi at du følger dem.