Hvordan skriver jeg et brev med vedlegg?

I løpet av normal virksomhet må firmaet bruke en rekke bokstaver for å kommunisere med kunder, leverandører, salgsledere, ansatte og en rekke andre mennesker. Selv om formelle forretningsbrev kan virke litt utdatert i en svært digital verden, vet du hvordan du skal formatere og sette sammen et brev og gjeldende vedlegg, slik at du og din bedrift blir sett på som en profesjonell organisasjon.

Gi et klart formål

Når du skriver din bedriftskorrespondanse, oppgir du klart formålet og kobler meldingen direkte til elementene du er vedlagt. Du kan følge opp på en forespørsel om informasjon om din bedrift, introdusere deg selv til en potensiell klient eller nærme deg en investor med et forretningsforslag. Når mottakeren vet hvorfor du skriver, vil vedleggene du sender dem, gi mer mening og bli vist gjennom linsen til informasjonen i brevet.

Vedlegg inviterer invitert engasjement

• Fordøyelig informasjon: Med fremkomsten av e-post er mengden kommunikasjon som strømmer rundt digitale motorveier massiv. Den gjennomsnittlige arbeideren mottar mellom 100 og 200 e-postmeldinger hver dag og kan absolutt ikke fordøye all informasjonen i hver enkelt. Et trykt brev kan skille seg ut fra den digitale innboksen og ta en leser oppmerksomhet. Inviter leseren til å engasjere seg mer ved å lese vedleggene dine for å få mer informasjon om din bedrift eller svare på dine forslag.

• Tilbakemelding: Selv om bokstaver er en form for kommunikasjon, er de ganske ensidige. Du har muligheten til å levere meldingen, men du mottar ikke tilbakemelding fra personen du skriver. Vedlegg lar deg høre den andre siden av "samtale". De ber om svar ved hjelp av returbrev, e-post eller utfylling av et skjema, og gir deg en ide om hvor godt meldingen ble mottatt.

Eksempler på vedlegg

Det er ingen faste regler for hva som kan vedlegges brevet. Men bare send det som er viktig for din hensikt. Ikke overbelast mottakeren med så mye materiale som de føler seg overveldet; du vil at de skal lese materialet, ikke kaste bort det. Eksempler på vedlegg er:

• Brosjyrer - dokumenter som inneholder informasjon om ditt firma, produkter eller tjenester
• Juridiske dokumenter - Personvernerklæring, utgivelsesskjemaer
• Budsjett - applikasjoner for leverandører til å utføre arbeid for din bedrift
• Skatteformularer - W-9 skattedokumenter du trenger for å beholde filen

Formatering av brev for vedlegg

Et formelt forretningsbrev bør gjøre leseren oppmerksom på at du vedlegger dokumenter. Det er en god idé å referere til dokumentene etter navn, og hvis de trenger svar, nevner det også. For eksempel, "Vennligst fyll ut og returner vedlagt W-9-skjema til vårt kontor innen 31. desember." I tillegg, i slutten av brevet, to linjer under signaturen din, inkluderte en av følgende notater:

• Kabinetter (2)

• Vedlegg: Produktbrosjyre (1), Kundeanmeldelser (2)

• Enc .: W-9 Form

Tidligere var standardspråket for å nevne vedlegg uttrykket "Vedlagt, vennligst finn ...". Dette uttrykket er imidlertid antikt og faller ut av bruk. Tross alt har du allerede fortalt leseren at du omslutter dokumentene, så de trenger ikke å finne dem. Bare å skrive, "Jeg er vedlagt _ ____, " burde være tilstrekkelig.

Vedlegg i den digitale verden

Siden mye korrespondanse foregår over internett, kan mye av din forretningsbrev skriving skje som e-post. I dette tilfellet blir du vedlagt dokumenter elektronisk, og ordlyden kan byttes for å gjenspeile endringen. Pass på å beholde dokumentfiler i passende formater og i rimelige nedlastbare størrelser.

Kontroller før sending

Pass på at du legger inn kabinettene dine sammen med brevet ditt før du sender det. Tilsvarende, hvis du sender en e-post, må du faktisk legge ved dokumentene dine. Selv om det er enkelt å gjøre denne feilen, kan du glede deg over denne detaljbilden, og få mottakeren et inntrykk av at du ikke tar hensyn til detaljene.