Hvordan bestride en faktura brev

Hvis du mottar et faktura brev fra en leverandør eller leverandør som er unøyaktig, svarer du umiddelbart og avklarer problemet. Unnlatelse av å adressere en faktura kan resultere i sen gebyr og kan til og med påvirke din virksomhets kreditt score. Selv om det er raskere å bestride fakturabrevet via telefon, kan du ved å svare via e-post, legge ved vedlegg som støtter kravet ditt.

Sjekk bøkene dine

Hvis du blir fakturert for noe, har noen i selskapet sannsynligvis utstedt et bestillingsnummer som en del av den første forespørselen. Spor dette nummeret ned og snakk med den enkelte som ga fremtiden for tjenesten. Bekreft detaljene i avtalen, og les eventuelle kontraktsmessige papirarbeid som er arkivert når bestillingen ble plassert for å bekrefte posisjonen din angående nøyaktigheten av fakturaen.

Samle bevisene dine

Lag kopier av støttedokumentasjon du har som angir hva faktura prisen skal være. Hvis du blir anklaget for å ikke betale en faktura, må du skrive ut en kopi av betalingstjekken som ble sendt, og be dem om å kontrollere om sjekken ble innbetalt. Hvis du bestilte en bestilling online og fikk en bekreftelse på e-post, skriv ut dette også. Fest dette papirarbeidet til ditt tvistbrev for å størkne posisjonen din.

Skriv ditt brev

Skriv ut faktura brev tvist på firma brevpapir og adresser den til den enkelte som sendte den. Bekreft at du har mottatt brevet og beskrive hvorfor du bestrider det. Referer dokumentene du er med for å understreke poenget ditt. For eksempel, "Som du vil se i vedlagte kontrakt, var den totale regningen for bygging av taco stå tillegg $ 1000, betales ved fullføring. Din faktura er for $ 2000, som er feil. "

Faktura for problemtjeneste

Hvis du bestrider kvaliteten på tjenesten som utføres ved ikke å betale en faktura, kan du prøve å løse tvisten med tjenesteleverandøren ved å ta stilling til dine bekymringer. Oppgi støttedokumentasjon for å få tilbake kravet ditt, og vent på svar. For eksempel, "Vår opprinnelige avtale var klokken 17.00 cateringvirksomhet for 50 klienter. Dine cateringrepresentanter ankom 40 minutter for sent og brakte bare nok mat til å mate 30 personer. Jeg ber om en regningsjustering for å gjenspeile brudd på vår opprinnelige avtale. En kopi av kontrakten er vedlagt som referanse. "

Be om korrigerende tiltak

Gjør en forespørsel om hva som helst korrigerende tiltak er nødvendig. For eksempel, hvis fakturaen er for feil, spør selskapet å sende en revidert faktura på plass. Legg merke til å dobbeltsjekke finanspapirer hvis du bruker tjenesteleverandøren igjen i fremtiden.

Gi kontaktinformasjon

Når du signerer brevet, skal du inkludere kontaktinformasjon, for eksempel din direkte telefonlinje og din e-postadresse. Be mottakeren om å varsle deg når de mottar brevet, slik at du kan videre diskutere problemet via telefon eller via e-post.