Slik skjuler du navn og gjør HR-rapporter konfidensielle

HR-avdelingen er verne- og gatekeeper av medarbeiderinformasjon, og det er derfor HR-ansatte holdes til en høyere standard for konfidensialitet. Når HR-ansatte produserer rapporter eller arbeidsstyrkeverdier som inneholder data om enkelte ansatte, er det viktig å beskytte identifiserende informasjon. HR-ansatte genererer en rekke rapporter til ulike formål; Derfor må de utvikle mer enn én metode for å skjule arbeidstakernes identifiserende informasjon for å sikre konfidensialitet.

EEO Data

Bedrifter som sysselsetter 50 eller flere arbeidstakere og har minst $ 50 000 i virksomhet i føderale kontrakter, må ha en skriftlig bekreftende handlingsplan. Executive Order 11246 mandater også sporingsinformasjon oppnådd fra søkere og ansatte, som rase, etnisitet, funksjonshemming og veteranstatus. Denne informasjonen kalles lik arbeidsopplysningsdata. Det er to måter å kompilere EEO-data på: samlet rapportering og rapportering etter posisjon. Navnene på søkere og ansatte er ikke nødvendige for noen av disse rapportene; Derfor kan HR enkelt rediger navnene eller bruke "xxxxx" for å skjule navn.

HR undersøkende rapporter

HR-ansatte utfører ofte undersøkelser for å løse slike problemer på arbeidsplassen som diskriminering og trakassering som potensielt bryter med Tillegg VII i borgerrettighetsloven eller andre lover som US Equal Employment Opportunity Commission håndhever. All informasjon relatert til undersøkelsen skal holdes konfidensiell i den utstrekning det er mulig og opprettholdes i filer som er skilt fra vanlige arbeidsdokumenter. Når HR-medarbeider fullfører undersøkelsen, skriver hun vanligvis en erklæring som forsvarer arbeidsgiverens stilling til å sende til EEOC. Navnene på den ansatte som påstod at selskapet engasjert seg i urettferdig ansettelsespraksis og navnene på vitnene, kan ikke skjules i selskapets stillingserklæring. Navnene på de ansatte skal oppgis til EEOC. Men hvis HR-ansatte må avsløre etterforskningen til noen utenfor EEOC eller HR-avdelingen, kan navnene på ansatte og vitner bli forklart som "Lønnsperson" og "Vitne nr. 1", "Vitne nr. 2" og så på. Begrepet "lading ansatte" er kjent for HR-utøvere.

identifikatorer

Bruk spesielle identifikatorer for HR-rapporter som vanligvis krever ansattes navn, som lønns- og stillingsanalyser. Erstatt ansattes navn med en identifikator som kombinerer de fire siste sifrene i personnummeret og leiedatoen. For eksempel, en ansatt som ble ansatt 15. desember 2012, og hvis siste fire sifre i hennes personnummer er 5650, kan du bruke identifikatoren 121520125650 eller 1220125650 hvis måneden og året er tilstrekkelig for leiedato. Hvis du trenger å analysere ansattes data for kjønnsbasert lønnsanalyse, legg til en M eller F til identifikatoren, med mindre ditt IT-program tillater bare numeriske verdier. I så fall bruk 0 og 1 for å betegne mannlige og kvinnelige ansatte.

Flersidige arbeidsgivere

Hvis du trenger å analysere ansattes data for arbeidstakere på flere nettsteder, tilordne du en tallverdi til hvert firma. Du kan tilordne numeriske verdier i henhold til rekkefølgen der hvert sted begynte å fungere. Hvis du for eksempel åpnet steder i Baltimore, Philadelphia og Virginia Beach, kan du bruke 1, 2 og 3 etter hver ansattes identifikator.

Håndtering av HR-rapporter

Det er viktig at du oppbevarer varetekten av medarbeidsdataene, og kun avslører det på en nødvendig måte. Hvis dine HR-data er elektroniske, og rapporter må genereres av noen utenfor HR-avdelingen, for eksempel en IT-medarbeider, sørg for at du ber IT-lederen å håndtere å tildele arbeidet til en av hennes medarbeidere som er samvittighetsfulle om å skjule ansattes identifikasjon informasjon. Også vurdere å bruke passordbeskyttelse og lås arbeidsstasjoner og arkivskap for å opprettholde konfidensialiteten til HR-rapportene, sier David Eisner, IT-president og nettverksstøtteleverandør Dataprise, i sin artikkel med tittelen "The Do's and Don'ts of Keeping Confidential Medarbeider Data Secure "på Infobox nettstedet. På samme måte skal ansatte i HR-avdelingen uten å måtte kjenne bestemt arbeidstakerinformasjon - for eksempel en HR-assistent, hvis eneste oppgave er hilsen søkere og svare på telefoner - ikke kunne håndtere følsomme medarbeidsdata.