Retningslinjer for etablering av anskaffelsessystemer og -organisasjon

Å få produkter eller tjenester til den beste prisen er essensen av anskaffelser. Mens anskaffelser kan skje på en hvilken som helst skala, oppretter offentlige prosesser og selskaper ofte anskaffelsessystemer. Når du opererer i større målestokk, bidrar et anskaffelsessystem og organisasjon til å holde konkurransen om virksomheten mer rettferdig, sikre kostnadseffektivitet og hjelper med å vurdere risiko.

evaluering

Ved etablering av anskaffelsessystemer og organisasjonsretningslinjer er det viktig å inkludere vurderingsmetoder ved hjelp av et strukturert format. Bedømmelse bidrar til å evaluere et anskaffelsessystem for å oppgi sine svakheter og styrker i henhold til resultatindikatorer. I tillegg diskuterer de begrensningene i et anskaffelsessystem slik at det forblir konkurransedyktig og følger de riktige prosedyrene. Vurderingene kan omfatte en prognoseprosess, budsjettering, identifisering av nødvendig informasjon for å samle inn, identifisere interessenter for eventuelt å intervjue og undersøke retningslinjer og forskrifter.

prinsipper

Etablering av prinsipper i et anskaffelsessystem og organisasjon bidrar til å forhindre svindel og konspirasjoner. Gode ​​prinsipper for å ansette inkluderer ansvarlighet, åpenhet og rettferdig konkurranse. Ansvarligheten bidrar til å sikre at et foretaks beste, så vel som dets forretningspartnere, alltid vurderes. Åpenhet gjennom handling av riktig dokumentasjon bidrar til å vise at anskaffelsesmetoder var gode. Fair konkurranse bidrar til å legge grunnlag for felles grunnlag for alle tilbudsgivere, slik at man ikke kan påvirke utfallet av en anskaffelse uten å tilby gunstige vilkår. Bedrifter og offentlige organer kan også ønske å inkludere bruken av teknologi for å strømline innkjøpsprosessen, samt gi offentligheten eller interessentene mulighet til å overvåke prosessen og gjennomføringen av anskaffelser.

metoder

En virksomhet bør alltid angi akseptable anskaffelsesmetoder i sine retningslinjer. Mens den vanligste innkjøpsmetoden er konkurransedyktig budgivning, kan den også inkludere direkte kontrakt, gjenta forretninger med en enhet som vant et tidligere innkjøpsbud og handle rundt for den beste prisen.

Anskaffelsestrinn

Etter å ha etablert aksepterte anskaffelsesmetoder, bør et selskap oppgi de riktige tiltakene for å anskaffe varer eller tjenester. Disse trinnene kan inkludere identifiserende leverandører som kan oppfylle selskapets krav, kontakte leverandørene for forslag og gjennomgå retningslinjer og praksis for potensielle leverandører. Når et selskap mottar et akseptabelt bud, kan det begynne å forhandle en kontrakt for å starte kontraktsoppfølgingsprosessen. Anskaffelsessystem og organisasjonsretningslinjer bør inkludere innkjøpsmilestene for å dokumentere, begrunnelse for kontraktfornyelse og foretrukne betalingsmåter.