Retningslinjer for e-post signaturer

En signaturblokk er tekst som genereres og sendes med hver utgående e-postmelding. En e-post signatur er en mulighet til å sikre at informasjonen din er lett tilgjengelig for dine meldingsmottakere. Det er imidlertid enkelt å uklare linjene mellom formell og uformell når du sender hurtige meldinger. Å ha en veldesignet signaturlinje kan hjelpe deg med å unngå å presentere et uprofesjonelt bilde.

Kontaktinformasjon

Ta med navn, tittel og kontaktinformasjon i din signaturblokk. Når du sender en e-post, spesielt for forretningsformål, skal mottakeren kunne fullføre brevet og deretter se hvordan du kontakter deg for mer informasjon. Ta med navn, tittel, navn på firmaet ditt, postadresse og telefonnummer i kontaktinformasjonen din.

nettsted

Har du en personlig nettside eller en side på firmaets nettside? Hvis så er tilfelle, ta med adressen i signaturblokken din. Denne informasjonen kan lagres i mottakerens bokmerker. Når du inkluderer en nettsideadresse i en signaturblokk, kan du vanligvis forlate "// www" -delen. Du ville bare skrive "xyzcompany.com." Dette vil lagre tegn for blokker med begrenset karakter signatur.

Ikke mer enn seks linjer

Ifølge Valparaiso University School of Law e-signatur retningslinjer, bør en signatur blokk holdes til seks linjer eller mindre. Selv om det ikke er noen "regel" på dette og antall linjer kan variere etter selskap eller person, er den generelle tommelfingerregelen å holde signaturen så kort som mulig.

Uniforme signaturer

University of Colorado Denver fremmer ensartede e-poster gjennom et selskap eller en organisasjon. Dette vil gi merkevarekjennelse til kunder som driver forretninger med flere personer i et selskap. Hvis du oppretter en signatur for å bruke på arbeidsstedet ditt, spør din overordnede om det er noen retningslinjer for e-signaturer og be om et eksempel eller to. Hvis du oppretter en signatur for personlige formål eller en bedrift du eier, kan du lage dine egne retningslinjer.

Unngå tilbud

Unngå å bruke personlige ordtak eller sitater i bedriftskorrespondanse. Hva du synes er morsomt, en annen person kan finne støtende, så det er bedre å ta feil på siden av forsiktighet og ikke legge til et tilbud. Hold deg til de grunnleggende kontaktfakta som leseren din trenger for å identifisere deg og komme i kontakt.