Retningslinjer for innbetaling av forretningskontroller

Mange små bedrifter - spesielt forhandlere - styrker forbrukerne ved å godta flere ulike betalingsmåter for produkter eller tjenester. Noen forhandlere tillater at kunder betaler kontanter, vanligvis lønnskontroll, og enten betaler en nominell avgift for tjenesten, eller betaler kontoen gratis hvis kundens regning overstiger et visst beløp. Selv om innkjøpskontrollen blir betalt, kan kundenes lojalitet og tilfredsstillelse økes, bør bedriftseiere tenke nøye på risikoen og belønningene, og deretter angi passende akseptpolicyer.

Policy Standards

Opprett klare regler om hvilke typer sjekker som kan aksepteres. Generelt aksepterer selskaper ikke postdatert sjekker, sjekker mer enn 90 dager gammel eller sjekker verdt mer enn $ 10.000. Grensen på 10 000 dollar vedrører føderale hvitvaskingslover; Enhver transaksjon som involverer $ 10.000 i kontanter krever at en valuta transaksjonsrapport legges inn med Internal Revenue Service.

Trene kundene dine for å inspisere forretningskontroller for å bekrefte at hver sjekk har en dato, et mottakernavn, et dollarbeløp med tall og samsvarende tekst, en signatur, betalerens navn og kontonumre langs undersiden av sjekken. Oppfordre dem til å gjøre kunden din signert baksiden av sjekken i kontoristens nærvær.

Hvis virksomheten din betaler et serviceavgift for innkjøp av en bedriftskontroll, legg inn denne informasjonen på et iøynefallende sted for å unngå forvirring.

Sjekk godkjenninger

Forhandlere har generelt ingen måte å vite om en forretningskontroll er gyldig, så vurder å abonnere på en clearinghouse-tjeneste, for eksempel Telecheck, for øyeblikkelig godkjenning av forretningskontroller. Også gi klienter med retningslinjer for hvor stor en sjekk, og hvor mange sjekker de kan betale for en bestemt kunde, før de får godkjenning fra ledelsen.

Kundeidentifikasjon

Som med personlige sjekker, må kundene bekrefte identifikasjonen til kundene sine og sørge for at ID-en presenteres, samsvarer med navn og adresse trykt på forretningskontrollen. Oppgi arbeidstakere om at de må registrere ID-nummeret og utløpsdatoen for hvert gyldig førerkort eller det utstedte ID-kortet på baksiden av sjekken, og bekreft godkjennings signaturen mot ID-en.

Bedrageri og gjenoppretting

Publiser offentlige retningslinjene dine for dårlig sjekker. Mange leverandører betaler et fast gebyr for hver hoppekontroll, ofte $ 15 til $ 30 per forekomst, og knytter ansvar til kunden og ikke til selskapet som utsteder sjekken. Sørg for at en skriftlig sjekklattspolicy informerer kunden om at hun er ansvarlig dersom sjekken skal sprette av en eller annen grunn.

Overvåk bulletiner fra Federal Trade Commission (FTC) om ulike organiserte svindelringer som opererer i ditt område og overvåke FTC-varsler for tegn på potensielt svindel hos kundene.

påtegninger

Tren dine clerks hvordan du kan oppdage vanlige godkjenningsproblemer. Disse utfordringene inkluderer sjekker fra tredjepart (sjekker som utbetales til en person, som signerer baksiden og skriver, "betalt i rekkefølgen til" noen andre) og sjekker som krever flere signaturer. For eksempel må en undersøkelse som betales til en ektemann og kone, undertegnes av begge parter.

Ikke la kontoristene akseptere sjekker med restriktive påtegninger. For eksempel vil noen skrive "uten bruk" på en sjekk, noe som betyr at firmaet innkasserer sjekken, er enig i at hvis det er et problem med sjekken, kan selskapet ikke forfølge skader fra personen som presenterte den.