Generelle selskapspolitikker og prosedyrer

Kan du bilde din virksomhet som en flytende organisasjon? Dine medarbeidere må tilpasse sine handlinger til forskjellige situasjoner mens de følger de generelle reglene du har opprettet for arbeidsplassen. Å ha en policy og prosedyrerhåndbok som ansatte kan henvise til i print eller online, hjelper ansatte å ta rutinemessige og ledelsesmessige beslutninger uten å konsultere deg, med mindre du vil bli konsultert først.

Eksplisitt kommunikasjon og konsistens

De to primære målene med å utvikle selskapets retningslinjer og prosedyrer er å stille klare forventninger og få konsistente resultater fra dine ansatte. Politikken bør gi dine medarbeidere et bredt utsagn om din posisjon på en eller flere sider av organisasjonen. Du bruker prosedyrer for å forklare detaljene i en policy, for eksempel hvordan ansatte skal implementere politikken gjennom handlinger eller beslutninger. Du kan gi noen detaljer for ulike situasjoner der en policy kan gjelde.

Definere prosesser

Forklar arbeidet som folk utfører i firmaet konkret, selv ved hjelp av lister, diagrammer og diagrammer for å forbedre beskrivelsen av arbeidsprosesser. Hvis du skal bruke prosedyrer for å definere en arbeidsprosess, er det viktig å være spesifikk. Beskriv trinnene i en prosess ved bruk av vanlig språk og gi eksempler når det passer. Hvis dine ansatte har et bredt spekter av leseevner, bør dine retningslinjer og prosedyrer skrives for gjennomsnittsleseren. Det hjelper å tenke på noen oppgaver som tilhører et større system. På en meieriproduksjon er det tre typer systemer: et system for innsamling av melk, et koefôringssystem og et avfallssystem, ifølge Penn State University Cooperative Extension.

Dekker store operasjoner

Bedriftseiere kan bestemme seg for å skrive en liste over operasjonsområder som krever skriftlige retningslinjer og prosedyrer. Noen er lovkrav, for eksempel helse- og sikkerhetsprosedyrer som kreves av US Occupational Safety and Health Administration. En håndbok bør inneholde spesifikke retningslinjer for menneskelige ressurser. Ansatte bør kunne finne informasjon i håndboken din enkelt. Hjelp dem ved å inkludere en innholdsfortegnelse og en indeks. Vurder også å legge til illustrasjoner, jobbhjelp, referanser og andre informasjonsressurser, selv om du må opprette et tillegg til håndboken.

Å finne en balanse

Noen bedriftseiere lene mer mot mikromanagement enn andre. Hvis du har denne tendensen, kan du utvikle for mange politikker og prosedyrer. Ansatte kan finne det skremmende å lese en håndbok med for mye innhold. Du vil bare inkludere hva ansatte trenger å vite. Entreprenør og forfatter Margaret Heffernan skrev i sin kolonne kolonne at et sted hun jobbet hadde "regler for bestilling av brevpapir, bruk av lunsjrommet, rensing av kjøleskapet og resirkulering av sodavann." Disse typer prosedyrer hører ikke til i en driftshåndbok. Du kan innhente hjelp fra klarerte medarbeidere for å hjelpe deg med å utrydde regler som ikke passer til håndboken.