Grunnleggende elementer av forretningskommunikasjon

Forretningskommunikasjon vises i mange former i en organisasjon. Bedrifter kommuniserer med kunder via nettsteder, rapporter eller tidsskrifter. Intern kommunikasjon inkluderer telefoner, telefonsvarer, nyhetsbrev fra selskapet og det interne e-postsystemet, for å nevne noen få. I alle tilfeller, om forretningskommunikasjon er intern eller ekstern til selskapet, er tre elementer som er grunnleggende for suksess, klarhet, struktur og kunnskap om publikum.

Klarhet

Skrive eller kommunisere med klarhet er kanskje det viktigste elementet i kommunikasjon. Effektiv forretningskommunikasjon får rett til poenget, sier nøyaktig hva som menes uten å sette inn tokspråk og formidles på enkleste måter. Bruk av den vanlige folkeavtalen, i stedet for bransjens akronymer kun kjent for noen få, gjør kommunikasjonen mer tilgjengelig for lytteren eller leseren og er lett forståelig.

Struktur

Som god historiefortelling krever forretningskommunikasjon en begynnelse, en midt og en slutt. Etter denne logiske strukturen er det lett for en leser eller en lytter, da det er en som de fleste har blitt lært å forstå. Bruk denne strukturen for enhver form for kommunikasjonsmedia, rapporter, e-post eller talepost; også ansette det under selskapsmøter. Vær kortfattet og unngå å bli altfor ordy, og meldingen din skal komme over.

Publikum

Forstå publikum. Når du kommuniserer med en kunde, velger du den språk han vil forstå, snarere enn terminologi som er utenfor hans kunnskap. Det samme konseptet gjelder når du snakker med jevnaldrende eller andre interne lagmedlemmer. Akronymer kan spare plass, men de fleste vil ikke vite hva de mener; resulterende skriftlig kommunikasjon ser ut som alfabet suppe. Adresse ditt emne til publikum - ikke tving publikum til å passe emnet.

Konsistens

Vær konsistent i kommunikasjonen din; ikke ta motstridende stillinger, som bare tjener til å forvirre lytteren eller leseren. Velg siden av problemet du har tenkt å komme tilbake til, og hold deg til det. Ved hjelp av en konsekvent stemme og stil hjelper publikum til å engasjere seg i meldingen og utvikle tillit til bedriften eller produktet. Folk er usannsynlig å stole på informasjonen i en melding som er inkonsekvent eller motstridende.

Medium

Bruk riktig medium for å adressere publikum. Hvis meldingen krever et personlig brev eller en e-post, må du bruke det mediet for meldingen. Hvis det krever tale til tale eller ansikt til ansiktskommunikasjon, er e-post feil valg. Mediet som brukes til virksomheten kommunikasjon gir troverdighet til meldingen, så hold deg til mediet som støtter meldingen.