Hvordan skrive et firma Flytte Memo

Din bedrift beveger seg, og nå må du spre ordet til dine ansatte. Skrive et notat er en god måte å kommunisere denne nyhetsbulletinen på, så lenge du setter det rette "ansiktet" på meldingen. Med andre ord, selv om du flytter fra store kvartaler til en liten suite, jobber du med å kommunisere positivitet og optimisme for fremtiden. Dette er ikke å si at du bør fudge fakta; å gjøre det kan skade din troverdighet. Men vær oppmerksom på at ansatte har en tendens til å lese selskapsdokumenter nøye hvis de ikke gransker dem, så vær sikker på at notatet ditt er faktisk, informativt og også optimistisk.

1.

Velg en lesbar og profesjonell skrift for notatet ditt, for eksempel Arial, Verdana eller Times New Roman.

2.

Skriv den firedelte overskriften til notatet ditt: "Til:" "Fra" "Dato" og "Emne", hver på en egen linje. Siden informasjonen deri innebærer ingen tvil om alle ansatte, skriv "Alle ansatte" etter "Til" -linjen.

3.

Forbered deg på å skrive, i det høyeste, et fire-lags notat. Notatene bør som regel ikke være mer enn en side. Tilby første avsnitt til en introduksjon av emnet: selve bevegelsen. Du kan for eksempel si: "Som du kanskje vet, har ABC vært interessert i å flytte til et mindre kontorlokal for en stund, spesielt siden nedgangen i økonomien har oppfordret oss til å finne en måte å redusere driftskostnadene på."

4.

Overgi annet ledd til informasjon om flyttingen, forutsigende av detaljene som ansatte mest sannsynlig er interessert i, og de som vil påvirke deres arbeidsliv mest. Du kan for eksempel si: "Vi er glade for å rapportere at vi har funnet en rekke kontorer på 123 Commerce Blvd., som ligger bare tre kvartaler fra vår bygning. Vi forventer at flyttingen vil bli gjennomført i faser, som begynner 1. juli. Det skal være ferdig innen 31. juli. Vi jobber for tiden på en flytteplan, og vil raskt vise deg det når detaljene er ferdigstilt. "

5.

Invitere ansatte til å se den nye kontorpakken, om mulig. Denne bevegelsen bør gå langt mot å redusere frykt og folks naturlige angst for endring. I tredje ledd i notatet kan du for eksempel si: "I mellomtiden oppfordrer vi deg til å delta på en av en rekke åpent hus feiringer på de nye kontorene, som vil bli avholdt fredag ​​22. juni og fredag, 29, fra 5 til 8 pm Forretter, brus og øl og vin serveres. "

6.

Lukk notatet på et positivt, fremadrettende notat, påminnelser om at denne endringen er en som ikke kan forhandles: "Vi innser at forandring kan være vanskelig og at ansatte har dannet vedlegg til arbeidsplassen deres. Dette er å forvente. Vi er imidlertid sikre på at dette kostnadsbesparende tiltaket vil forhindre oss i å gjøre mer alvorlige kutt, for eksempel tjenester og bemanning. Derfor er jeg overbevist om at denne endringen vil signalere starten på et nytt og levende kapittel for ABC og sikre langsiktig sikkerhet for sine dedikerte og verdsatte ansatte. "

7.

Skriv inn initialene dine etter "Fra" -linjen; notater inneholder vanligvis ikke en full signatur.

8.

Søk etter godkjenning av notatet fra de rette myndighetene. I det minste, spør en betrodd kollega til å gjennomgå notatet ditt for innhold og tone og stavemåte og grammatikk.

9.

Fordel notatet gjennom de vanlige selskapskanalene. Noen selskaper legger inn notater på steder hvor ansatte samles, for eksempel lunsjrommet. Fordi dette notatet inneholder så viktig informasjon, kan du også legge til en kopi i hver ansatt postkasse eller lønnsslipp også.

Tips

• Det er trygt å anta at kunngjøringen din ikke kommer som et sjokk for ansatte. Tross alt er ansatte i mange selskaper utsatt for sladder og spredning av informasjon, både nøyaktige og unøyaktige. Dette er en annen grunn til at det er pålagt deg å sette en positiv "spin" på kunngjøringen.
• Pass på å holde løftene du gjør i notatet, for eksempel å holde ansatte oppdatert på å flytte detaljer.
• Hvis budsjettet tillater, skriv ut og distribuere "ABC Company on the Move" T-skjorter til ansatte. Det er godt PR og vil bidra til å bygge spenning for bevegelsen.