Føderale retningslinjer for oppbevaring av ansatt W-4s

En ansatt sender en W-4 til en arbeidsgiver for å sette inntektsskatt fra inntekt. Arbeidsgiveren holder da dette skjemaet i ansattes personellfil. Internal Revenue Service oppfordrer ansatte til å oppdatere inntektsfordeling hvis personlige forhold endrer seg. Følg føderale retningslinjer for oppbevaring av ansatt W-4s på din småbedrift for å sikre at opptaket ditt er tilstrekkelig, lovlig og fullstendig.

Federal Inntektsskatt Tilbakebetaling Dokumenter

Den føderale regjeringen inneholder en rekke dokumenter i gruppen av tilbakeholdende dokumenter som en arbeidsgiver må beholde. Ifølge en publisering av Automatic Data Processing Inc., må arbeidsgivere beholde alle poster som gjelder arbeidstakers betalinger, skatterapporter og innskudd. Dette mandatet dekker føderal, sosial sikkerhet, Medicare og føderal arbeidsledighet skattelov skatt. Under disse retningslinjene må arbeidsgivere beholde W-4 skjemaer i samsvar med føderale krav.

Retensjonsperiode

Oppbevaringsperioden for W-4 skjemaer er minimum fire år etter datoen for skatten forfalt eller betalt - hvilken dato som helst senere. Dette kravet gjelder ikke bare for W-4-skjemaer, men for alle arbeidsskattegister i arbeidsgiverens besittelse. De fire årene er en minimumsretningslinje.

Retensjonsformat

En arbeidsgiver kan beholde W-4 skjemaene i papir eller elektronisk format, uansett hvilket format arbeidsgiveren foretrekker. Internal Revenue Service lar arbeidsgivere lagre skatteoppføringene elektronisk på en CD-ROM eller datamaskinens harddisk for å spare plass. Den elektroniske posten må identifisere kildedokumentet, og W-4 må skrives ut og leses.

Statlige retningslinjer

Statlige retningslinjer varierer, men mange utfyller og speiler føderale krav. Arbeidsgivere må følge statlige retningslinjer for gjeldende tilstand av virksomheten. Minimum oppbevaringsperioder varierer fra ingen for stater som Nevada og Tennessee til seks år for Michigan og åtte år for Minnesota. Hvis en arbeidsgiverstat har lengre oppbevaringskrav enn det føderale kravet, må arbeidsgiveren overholde statskravet.

Avhending av W-4

Etter at oppbevaringsperioden er avsluttet, krever loven om rettferdig og nøyaktig kredittransaksjon arbeidsgiveren å avhende skattedokumenter effektivt. Federal Trade Commission foreslår at arbeidsgivere brenner, pulveriserer eller makulerer skattedokumenter i papirformat. Arbeidsgivere som lagrer skattedokumenter på elektroniske medier må ødelegge eller slette informasjonen helt slik at ingen kan lese eller rekonstruere den.