Eksempler på hvordan du planlegger prosjekter

Alle som er involvert i et prosjekt, påvirkes av tidsplanen, og det er avgjørende for vellykket gjennomføring av prosjektet. Prosjektlederen bruker tidsplanen for å tildele oppgaver, fastsette tidsfrister og bestemme hvilke ressurser som trengs. Tidsplanen brukes til å spore lagets fremgang og gi deg retningslinjer for endringer. Prosjekthåndtering sjekklister er bestemt av hvordan du planlegger prosjekter.

Lineære spor

Før du oppretter en tidsplan, må du definere ønsket utfall og de ulike oppgavene som kreves for å fullføre prosjektet. En tidsplan basert på rett linjeutførelse av et prosjekt benytter en lineær tidsplan hvor hver prosjektkomponent har sin egen frist og intern tidsplan. Innenfor hvert aspekt av det totale prosjektet bør du sette underkategorier av oppgaver som må fullføres, hver med sitt eget sett med tidsfrister og relevante planer. Prosjektledere kan lage den overordnede tidsplanen basert på kundens behov, mens lagledere kan bygge sine egne tidsplaner innenfor de parametrene de har fått.

kalendere

Noen oppgaver er avhengige av at andre oppgaver er fullført. Ved å bruke en kalender kan du starte planleggingsprosessen med generelle frister basert på kundens behov. Absolutt frister kan være påkrevd for enkelte aspekter av prosjektet og bør noteres på kalenderen din. Når detaljene i prosjektet er etablert, bør du identifisere hvilke aspekter av prosjektet som er avhengige av gjennomføring av andre oppgaver. Først da kan du fylle ut tidsplanene for de enkelte gruppemedlemmene.

diagrammer

Selv om du har en frist for fullføring av hele prosjektet, kan det hende du trenger fleksibilitet innenfor tidslinjeparametrene for å angi individuelle lagmedlemsplaner. Et flytskjema kan gi et bilde av prosjektets fremdrift og gi deg flytigheten du trenger for å bevege deg gjennom ulike oppgaver. Dette lar deg utføre og tilordne oppgaver som kan overlappe i løpet av prosjektets levetid. Diagrammer viser oppgavene og sporer oppgavene til de er ferdige, og gir et bilde av hvert lags fremgang på et gitt tidspunkt. Lagmedlemmer kan bruke diagrammer for å holde oversikt over hver oppgave.

ressurser

Planleggingen din kan avhenge av tilgjengeligheten av ressurser enn strenge tidsplaner. Når verktøy, maskiner og arbeidskraft ikke er tilgjengelige når du trenger dem, lider prosjektet, noe som gjør tidsfrister nesten umulige å vedlikeholde. I stedet sette opp tidsplaner som dreier seg om tilgjengeligheten av ressurser og levering av viktige komponenter i prosjektet. For eksempel, hvis du trenger tippbiler for å bringe smuss til et byggeplass, må dine besetninger planlegges å ankomme etter dumpene. Hvis arbeidere kommer tidligere, vil det ikke være noe arbeid å gjøre, og tiden deres vil bli bortkastet. Hvis prosjektet ditt krever at en ekspert er til stede, og hun ankommer mandag ettermiddag, planlegge de lagmedlemmene som må jobbe med henne for å være tilgjengelig på den tiden.