Elementer av en forretningsrapport

Du oppretter en mer nyttig bedriftsrapport hvis du først bestemmer nøkkelspørsmålene du bør svare på, hovedinformasjonen du bør inkludere og hvordan du skal organisere den for å få meldingene dine tydelig og effektivt. Å bryte dokumentet i forskjellige seksjoner hjelper deg med å forberede og skrive rapporten.

Forside

Ikke start en forretningsrapport uten å la leserne vite hva det er og hvem skrev det. Du kan oppnå dette med en enkel omslagsside som inneholder navnet på rapporten, forfatteren, firmanavnet, kontaktinformasjonen og datoen. Navnet på rapporten kan være en enkel beskrivelse av innholdet, for eksempel "Tredje kvartal salgsprognoser for Acme Manufacturing" eller "Media Buy Anbefalinger for Lansering av New Children's Shoe Line." Hvis dokumentet er proprietært og ikke bør deles Legg merke til det på forsiden.

Innholdsfortegnelse

Avhengig av rapportens lengde og holdbarhet, inkludere en innholdsside. Dette hjelper leserne til raskt å finne informasjon de vil ha før de dykker inn i hele dokumentet og gjør det enkelt å gå tilbake for å finne noe de leser tidligere. Hvis rapporten er lang, men har bare flere seksjoner, kan innholdssiden bare være noen få linjer som hjelper leserne til å finne sidetallene for hver seksjon. Et lengre dokument kan kreve en innholdsside med seksjonsoverskrifter og underoverskrifter under hver.

Kortfattet sammendrag

La leserne vite hvorfor de burde lese rapporten ved å inkludere et sammendrag i begynnelsen av dokumentet, etter innholdssiden og før resten av rapporten begynner. Sammendraget er en kort beskrivelse av årsaken til rapporten og bunnlinjens funn, anbefalinger eller konklusjoner. Oppsummeringen er vanligvis en halv side eller mindre og inneholder ingen dokumentasjon eller støtte.

seksjoner

Bryt rapporten i biter av lignende informasjon for å gjøre det enkelt å forstå og hjelpe det å flyte bedre fra ett emne til et annet. Eksempelvis kan en analyse av selskapets salg omfatte deler av tidligere salg, nåværende prognoser, endringer i markedet som påvirker salget, ytelse fra salgsrepresentanter, produkt, prispunkt eller distribusjonskanal, viktige kunder og anbefalinger.

støttende informasjon

Hvis du har omfattende forskning, statistikk, økonomiske dokumenter, diagrammer, grafer og tegninger, bør du vurdere å sette dem i et vedlegg dersom de bare er støttedokumenter som leserne kanskje vil ha etter at de har lest rapporten for å verifisere krav du har gjort. Hvis de er nødvendige for å illustrere et poeng du lager, ta med dem på sidene der du lager poengene dine.