Plikter i en ideell vedtektsutvalg

Et nonprofit vedtektsutvalg er ansvarlig for opprettelse og vedlikehold av organisasjonens vedtekter, som er et sett av regler som styrer sin virksomhet og aktiviteter. Vedtektene inkluderer antall styremedlemmer organisasjonen skal ha, styremedlemmer og ansvar for styremedlemmer og antall og frekvens av styremøter. Vedtektene viser vanligvis kort eller ganske enkelt henvisning til andre retningslinjer og prosedyrer, slik som ansettelses- og interessekonflikt. Hvis organisasjonen har betalt ansatte, kan vedtektene også oppgi de betalte stillingene som eksisterer i organisasjonen og kompensasjonspraksis for hver stilling.

Forbereder vedtektene

Byrået er ansvarlig for å samle all nødvendig informasjon for å utarbeide vedtektene. Komiteens medlemmer undersøker regelmessig vedtektene til andre ideelle organisasjoner i området, samt organisasjoner som har samme type arbeid. Dette gir et referansepunkt for både næringen og regionen, og gir komiteen en ide om hvordan andre organisasjoner opererer. Utvalget samler også alle eksisterende organisatoriske retningslinjer og prosedyrer for inkludering eller referanse i vedtektene. Når politikk ikke eksisterer, formulerer komiteen formuleringen for å løse problemet før styrets godkjenning.

Få godkjenning

Organisasjonens styre godkjenner vanligvis vedtektene ved flertall på et offisielt styremøte som har et quorum av styremedlemmer. Byråetskommisjonen sirkulerer bylovutkastet foran møtet for å gi styremedlemmer tid til å lese det og stille spørsmål. Dersom styremedlemmene krever omfattende endringer eller svar, kan komiteen møte for å kompilere sitt svar og utstede et nytt utkast. Styreforvalteren er vanligvis et styremedlem med en styringsrolle som legger inn de endelige utkast til vedtektene på styrets møte for aksept. Etter at styret godkjenner vedtektene, krever organisasjoner vanligvis presentasjon av den endelige versjonen på et fullstendig medlemsmøte for ratifikasjon og adopsjon.

Implementeringsplikt

Etter at vedtektene er godkjent og vedtatt av organisasjonen, gjør vedtektsutvalget kopier tilgjengelig på alle områder hvor organisasjonens virksomhet foregår. For organisasjoner med betalt personale, leverer komiteen ledelsen med vedtektene og krever at de skal anvende de relevante seksjonene til de ansattes stillingsbeskrivelser. Retningslinjer og prosedyrer som er omtalt i vedtektene, må gjennomføres på de områdene de gjelder, for eksempel ansettelses- og kompensasjonspolitikken for rekruttering av ansatte.

Administrere oppdateringer

Styrets komité noterer seg oppdateringer som trengs gjennom hele året og skaper reviderte utkast regelmessig, enten når det er nødvendig med en rekke oppdateringer og endringer eller foran organisasjonens ordinære generalforsamling. Utvalget følger samme prosess for oppdateringer som det gjør for det opprinnelige utkastet ved å omarbeide formuleringen om nødvendig, sirkulere den reviderte versjonen og legge inn den til godkjenning på et styremøte. Vedtektene bør angi om styrets godkjenning er tilstrekkelig for mindre endringer, eller om de reviderte vedtektene krever medlemsmessig vedtak før gjennomføringen av endringene.