Bruk av signaturputer for elektroniske signaturer

Fremskritt innen mobilteknologi har ført til utvikling av utstyr og programvare som er i stand til å fange en persons underskrift og feste den til et digitalt dokument som er lagret på en bærbar eller tavle-enhet. Fordelene ved å bruke denne metoden til å gjennomføre forretnings- og signaturdokumenter er klare og overveldende. Antall bedrifter som har brukt slike prosedyrer, har vært sakte å øke på grunn av kostnad, mangel på forståelse og litt tøft med å gi slipp på tradisjonelle metoder.

Digitale signaturer

Etter hvert som teknologien forbedrer seg og flere næringer går ut på sofistikert digital og mobil metodikk, fortsetter bruken av håndgitte dokumenter å redusere. Det finnes flere fordeler for næringer og organisasjoner som bruker digital signatur-fangstteknologi. Selskaper med mobile selgere, spesielt i situasjoner hvor stort antall kunder eller kunder kan signere papirarbeid eller melde seg på programmer fra et enkelt sted, kan dra nytte av implementeringen av digitaliserte prosesser.

Fordeler

Fordelene med elektroniske signaturprosedyrer er rikelig og i mange tilfeller oppveier de up-front-kostnadene forbundet med overgang til slik ny teknologi. Utenfor selgere trenger ikke lenger å bære stabler med blank former. Nye kontodokumenter kan leveres og behandles nesten umiddelbart, og feil i postleveransen blir et ikke-problem. Digital signaturfangst er også i forkant av "green office" -bevegelsen, da slik teknologi reduserer behovet for håndglass.

Capture Devices

Bedrifter som bruker digitale signaturmetoder og teknologi, kan velge fra et bredt spekter av enheter for å oppnå oppgaven med elektronisk overføring av en skriftlig signatur til digitale dokumenter. Mens den grunnleggende forutsetningen forblir den samme over hele linjen, kan listen over spesifikke funksjoner og evnen til hver enkelt enhet variere mye. De fleste enheter er relativt små og kan kobles til en hvilken som helst moderne laptop via USB-datakabel. Spesialisert programvare installert på den bærbare datamaskinen gjenkjenner signaturinngangen, krypterer dataene, legger bildet til riktig sted på dokumentsiden og lagrer hele dokumentet som sin egen separate fil. Mindre dyre signaturpads er vanligvis mindre og viser faktisk ikke signatørens skriving på skjermen, mens dyrere modeller kan skryte med bakbelyste LCD-skjermer og tilleggsfunksjoner.

problemer

Kanskje en av de viktigste årsakene til forsinkelsen eller tøven av mange selskaper til å ansette digital signatur teknologi er den opprinnelige kostnaden forbundet med en slik overgang. Alle relevante dokumenter og søknadsskjemaer må konverteres til egnede digitale filer, og alle frontlinjesalgsrepresentanter må være utstyrt med arbeidsopptaksenheter. Mens individuelle signaturputer er billige, kan kostnaden ved å utstyre en massiv salgsstyrke være ublu. I tillegg skal selskaper som vurderer konverteringen, konsultere juridiske fagfolk for å sikre at metodikken er riktig og ikke bryter med eksisterende lokale lover eller bransjebestemmelser. Forbrukerne må være utdannet på de nye teknikkene, og organisasjonene må være forberedt på å forklare og forsvare praksisen.