Dokumentasjon av vesentlige regnskapsprosesser

Mens betydelige regnskapsmessige prosessmemoer ikke har historien til favorittraven din, gir de kontroll over bedriftens finansielle rapportering. Dokumentasjon av vesentlige regnskapsprosesser er avgjørende for å sikre at virksomheten regnskapsføres på en konsekvent måte og i samsvar med god regnskapsskikk. Å forstå trinnene i å lage et regnskapsprosessmemo kan hjelpe deg med å rulle ut denne prosedyren ved din småbedrift.

Transaksjonssyklus

Regnskapsprosessdokumentasjon styres vanligvis av transaksjonssyklusen. For eksempel er alle regnskapsprosessene knyttet til kjøp ofte inkludert i samme regnskapsmessige notat. I små bedrifter som er store nok til å støtte en regnskapsavdeling, blir dokumentasjon vanligvis initiert av en regnskapsfører eller kontroller som bestemmer hvilke transaksjoner som er vanlige nok til å dokumentere til en policy. I mindre bedrifter blir disse prosessene vanligvis tatt opp av selskapets revisor. Når disse transaksjonene er identifisert, grupperes de etter transaksjonscyklus og prosessdokumentasjonen begynner.

Godkjenninger og internkontroll

Regnskapsprosedyredokumentasjon bør inneholde beskrivelser av eventuelle godkjenninger eller interne kontrollaktiviteter som følges ved behandling av en transaksjon. For eksempel krever de fleste bedrifter nivåer av godkjenning når de foretar kjøp. En typisk tiered godkjenningspolitikk tillater ansatte å bruke opp til et visst nivå uten godkjenning, større kjøp krever veileder eller leder godkjenning og de største kjøpene krever eier godkjenning. Lignende prosedyrer er ofte vedtatt for kredittgodkjenninger og inngå kontrakter på vegne av selskapet. Uansett godkjenninger du setter opp for din bedrift, dokumenterer kontrollen bare halvparten av kampen. I tillegg må du sikre at selskapets personell følger opp med ansatte for å sikre at reglene blir fulgt.

Regnskapsbehandling

Den viktigste delen av et regnskapsmessig notat er beskrivelsen av regnskapsmessig behandling. En regnskapsmessig behandling er en beskrivelse av hvordan transaksjoner skal regnskapsføres. Generelt aksepterte regnskapsprinsipper gir ofte mulighet til å velge en regnskapsmessig behandling, men de krever vanligvis at prosedyren brukes konsekvent. Ved å dokumentere selskapets holdning til regnskapsføring av rutinemessige transaksjoner, kan småbedriftseiere forsikre seg om at selskapet regnskapsfører konsernets forretningsaktiviteter konsekvent. Denne delen skal inneholde en beskrivelse av transaksjonen, riktig regnskap for transaksjonen, en henvisning til det relevante regnskapsprinsippet, og prosedyren som kreves for å få godkjenning dersom du må avvike fra prosedyren.

Endringsledelse

Gjennomgang og oppdatering av regnskapsmessige prosessmemoer skal skje minst årlig eller når store endringer gjøres på måten selskapet driver. For å sikre at endringer dokumenteres i tide, bør småbedriftseiere vurdere endringer i virksomhetsdelen av den månedlige næringsprosessen. Hvis eiere undersøker virksomheten for eventuelle relevante endringer som en del av en månedlig gjennomgang av bedriftens resultater, vil eventuelle endringer bli registrert innen måneden de oppstår. For eksempel, la oss si at et magasin ruller ut et nytt ettårig abonnementsalternativ i stedet for å bare selge blader hos lokale butikker. Disse endringene krever at eieren bestemmer hvordan man skal tegne abonnementsinntekter. Ved å finne ut detaljene i det nye tilbudet i slutten av måneden, kan en eier som ikke aktivt driver forretningen sikre at de riktige prosedyrene følges.