Dokument Destruction Procedures

Med trusselen om identitetstyveri og bøter som kan pålegges for feilaktig å kaste bort dokumenter, bør den riktige ødeleggelsen av forretningsdokumentene aldri bli tatt lett. Statlige lover og bransjebestemmelser kan variere om hvor lenge dokumenter skal beholdes og hvordan de skal kastes, så det er viktig å holde seg oppdatert med hvilke retningslinjer som påvirker din virksomhet før du utvikler prosedyrer for deg selv og dine ansatte.

Overholdelse og retningslinjer

Uansett hvor du befinner deg eller hvilken bedrift du er i, bør du ha en forståelse av hvilke dokumenter som må bli permanent ødelagt, og som aldri skal ødelegges. Stats- og næringsrelaterte bøter kan være alvorlige for feilaktig avhending av dokumenter, særlig når det kommer til kundens økonomiske opplysninger og helsepersonell. Bedriftsskattedokumenter og erklæringer for bankkontoer og bedriftskredittkort skal holdes i minst syv år før de blir ødelagt. Når du har avgjort hvilke dokumenter som skal ødelegges før du blir kastet, kan du selv gjøre det eller leie et outsourcing selskap som spesialiserer seg på papirstopp og elektronisk datadestruksjon.

Autorisasjon og ansvar

Som bedriftseier, hvis du ikke personlig overvåker ødeleggelsen av dokumenter, må du sørge for at noen er ansvarlige, for eksempel kontorleder, nettverksadministrator eller revisor. Denne personen bør være kjent med retningslinjene dine og lover og forskrifter som styrer disse retningslinjene. Han bør også kontrollere at dokumentene som blir ødelagt er bare de som skal ødelegges. For eksempel kan papir som skal rives, plasseres i et bestemt område i ett rom i forseglede poser parafert av den autoriserte personen.

Papirrekorder

En papirfjerning er den foretrukne avhendingsmetoden for de fleste forretningsdokumenter. Du kan kjøpe papirmagasiner for forskjellige volumer på de fleste kontorforsyningsbutikker. Brenn eller pulverisering kan foretrekkes, avhengig av informasjonens følsomhet. Pulveriserende grinds eller re-shreds shredded papir for å gjøre det nesten umulig å sette sammen igjen. Hvis du snipper papir selv, bør du vurdere å gjøre det i store partier, slik at dokumentene er blandet og usannsynlig å være enkelt å sette sammen igjen. Legg det riflede papiret ut umiddelbart før gjenvinningsvognen kommer.

Elektroniske dokumenter

Når du sletter elektroniske dokumenter på en datamaskin, må du alltid huske å tømme søpla. Filene slettes ikke når de fortsatt er i datamaskinens søppelmappe. Så lenge harddisker fremdeles er i besittelse, bør dette være tilstrekkelig for å ødelegge elektroniske dokumenter. Før du gir opp en harddisk, må stasjonen slettes med spesiell programvare eller fysisk ødelagt før du kan anta at dokumentene ikke kan gjenopprettes. Dette inkluderer harddisker inne i kopimaskiner, som kan lagre elektroniske kopier av hver fotokopi som er tatt.