Oppfordrer kostnadene til å bli rapportert som inntekt?

Kostnadsgebyr er ikke inntektsberettiget, slik at de ikke må rapporteres som sådan. Selv om sjekken eller innskuddet er utarbeidet til din ansatt, regnes det ikke som lønnsslipp eller lønnsinnbetaling. Når du oppretter en kostnadsrefusjonskontroll eller innskudd for en ansatt, betaler du ikke for den ansattes tid eller arbeid. I stedet betaler du en sum som din medarbeider har lagt ut for noe bedriften skal bruke.

Tips

• Ansatte refusjoner trenger ikke å bli rapportert som inntekt. Faktisk er det en utgift, siden du betaler tilbake noe en ansatt har lagt ut på vegne av virksomheten.

Slik registrerer du kostnadsutgifter

En kostnadsrefusjon bør registreres som en utgift og inngår i kategorien der den faller. Hvis du eier en restaurant og refunderer en ansatt for å plukke opp en beholder med salt på vei til jobb, bør denne refusjonen registreres som en matkostnad. Hvis din medarbeider plukker opp batterier for røykvarsleren din, skal utgiftene registreres som forsyninger.

Innkjøpstid og lønn

Selv om utgiften du refunderer ikke er lønnskostnad, må det ta tid å ta æren og gjøre kjøpet i lønnslisten. Hvis en ansatt tjener lønn og stopper i butikken på vei til jobb, er det rettferdig å inkludere denne tiden som lønningstimer. Hvis den ansatte som stopper i butikken, blir betalt lønnsmessig, påvirker denne innkjøpstid ikke lønn, fordi den ansattes arbeid kompenseres til fast rente.

Typer av ansattes refusjoner

Du bør refundere ansatte dollar for dollar for kjøp som brukes direkte av bedriften din, for eksempel materialer og rekvisita. Andre utgifter, som subsidierte måltider, kan kompenseres til en deltakst, for eksempel at selskapet betaler for halvparten av kategorien. Hvis du bare betaler et delbeløp for en bestemt type utgifter, eller betal per døgn, bør denne policyen være tydelig angitt på forhånd, slik at dine arbeidere vet hva de kan forvente før de bruker pengene.

Ansatte kjørelengde utgifter er ofte refundert til en fast rente per kilometer, vanligvis beløpet fastsatt av IRS i begynnelsen av kalenderåret som standard kjørelengde fradrag.

Arbeidsgodtgjørelse

Ansatte bør gi deg kvitteringer for å motta refusjoner. Denne praksisen gjør det mulig å verifisere at du gir refusjon for beløp som faktisk er brukt, og det gir deg dokumentasjon for dine egne skatteoppføringer. For kjørelengdegodtgjørelser, bør dine ansatte holde kjørelengde logger. Disse kan enten være skjemaer du oppgir, eller poster de lager på egen hånd.

En arbeidstaker kjørelengde logg bør inkludere start og slutt odometer lesninger, samt netto kjørelengde du vil bruke som grunnlag for refusjon. Pendlingsmiljø er ikke kvalifisert for tilbakebetaling av kjørelengde.