Ulike måter å arkivere dokumenter i en arkivskap

Rask tilgang til dine viktige forretningsrekorder øker produktiviteten og kan også hjelpe deg med å overleve en skatterevisjon. To av de viktigste overvektene for å designe et arkivsystem for dokumenter er dine daglige og langsiktige informasjonsbehov. Dokumentarkivsystemet ditt bør imidlertid ikke være så komplisert at ingen hvis kontoret ditt kan bruke det riktig.

Alfabetisk arkiveringssystem

Arkivere dokumentene dine alfabetisk er et enkelt og tidsbestemt system. Navnet på hver filmappe tilsvarer navnet på hvert dokument. Mange bedrifter bruker hengende filmapper med faner eller robuste forhåndskrypte filskuffdelere for å skille mappene under hver alfabetisk overskrift. En ulempe ved et alfabetisk system er at det ofte er nødvendig å ha en indeks for å holde oversikt over et stort antall dokumenter.

Kategori Filing System

Bruk forretningsdivisjonene dine og fungere som grunnlaget for et kategoriseringssystem. Vurder å starte med fire eller fem hovedfunksjoner, for eksempel personell, økonomi, administrasjon, markedsføring og kundedata. Med et kategorisk system kan du inkludere underemner som nåværende personell og inaktivt personell. Du kan dele opp din økonomikategori i utgifter og inntekter, eller fordringer og utbetalinger.

Datobasert arkiveringssystem

Ved å arkivere dokumentene dine etter dato kan du finne informasjon som er opprettet på et bestemt tidspunkt. Årlige filseksjoner er grunnlaget for et datasystem, og hver måned av året er et underavsnitt av dette systemet. Med denne metoden holder bedrifter ofte de nyeste filene foran på både den årlige delen og de månedlige seksjonene. Når du bruker dette systemet, må du opprette et system for å spore hvilke dokumenter som samsvarer med hvilken måned og år.

Numerisk arkiveringssystem

Bedrifter som hovedsakelig genererer nummererte dokumenter, for eksempel fakturaer, oppretter ofte et numerisk arkiveringssystem som lagrer filer ved hjelp av de tildelte dokumentnummerene. Med dette filsystemet er et avgjørende element å merke hver arkivskuff med sekvensen av tallene den inneholder. Dette systemet kan også kreve en indeks for rask tilgang.

Kombinere flere arkiveringssystemer

De vanlige ulempene ved et enkelt alfabetisk, kronologisk eller kategorisk arkiveringssystem kan hindre henting av dokumenter. For å oppnå ønsket effektivitet kombinerer bedrifter ofte elementer av to eller flere arkiveringssystemer. Du kan forbedre et kategorisk system ved å lage alfabetiske eller datoundergrupper. Subtopics eller kategorier som passer til hovedfunksjonene i virksomheten din, kan forbedre effektiviteten til et kronologisk arkiveringssystem.

Ting å vurdere

Uansett hvilket system du implementerer, bør du vurdere å opprette et arkivert dokumentområde for å skille gjeldende og ofte brukte dokumenter fra dem du beholder som referanse. For bedriftssikkerhet og katastrofegjenoppretting vil du kanskje også beholde originaler av viktige juridiske, kontrakts- og skattedokumenter i et sikkert lagringsanlegg utenom nettstedet. For å lette hurtigreferanse, skann disse dokumentene. Begrens uautorisert tilgang til dine digitale versjoner med passord og kryptering.