Ulike virksomhetsregnskap, betalbare prosesser

Undersøk betalingsprosesser i fem forskjellige virksomheter, og du vil sannsynligvis finne fem forskjellige måter å håndtere leverandør- og ansattes refusjonsbetalinger. Betalingspraksis kan variere på alt fra samsvarende krav til nivåer av toleranse for variansbehandling. Imidlertid definerer noen få aksepterte prinsipper kjernemetodene som er tilgjengelige. Forståelse av disse praksisene gjør det mulig for ledere å bestemme hvilke betalingsprosesser som passer best for virksomheten.

Toveis-kamp

Two-way-match betalingsprosessen er best egnet for gjentatte betalinger. En innkjøpsordre er skrevet for en rekke betalinger med et gitt beløp innenfor en bestemt tidsramme. Ingen mottaksdokument kreves, og alle fakturaer betales når de presenteres på eller etter kjøpsordren forfallsdato og opp til totalverdien av innkjøpsordren. Faste månedlige utbetalinger som leie eller planlagte tjenester som vedlikehold av landskap er gode kandidater for denne metoden.

Tre-veis kamp

Brukes vanligvis for fysisk leverte varer, sammenligner en treveis-kamp en faktura til en ordreavtale og varene som faktisk mottas. Hvis alle tre elementene samsvarer, registreres en gjeld, og betalingen er planlagt innen betalingsdagene for innkjøpsordre. Hvis en innkjøpsordre for eksempel krever 100 stk. På 10 dollar per stykke på grunn av 1. mai, og en levering på 100 stykker skjer 30. april med betalingsbetingelser på netto 30, vil en påfølgende faktura presentert for $ 1000 bli planlagt til betaling i mai 31. Dokumenter som ikke samsvarer, blir avvist eller krever spesiell godkjenning for betalingsavvik. Denne treveisbekreftelsesprosessen er ment å gi stramme betalings kontroller.

Fire-veis kamp

Fireveis-kampsprosessen er den samme som treveis-kampmetoden, med det ekstra trinnet med materialinspeksjon. Når varene er ankommet, blir de inspisert for å bekrefte samsvar med innkjøpsspesifikasjoner. Hvis varer passerer inspeksjon, blir fakturaen, innkjøpsordren, kvitterings- og inspeksjonsdokumentene tilpasset betalingsbehandling innen nettoutbetalingsbetingelser. Dette er den mest tidkrevende for alle betalingsprosesser, og bør kun brukes når streng inspeksjonsbekreftelse er nødvendig.

Betal på kvittering innenfor nettbetingelser

Det grunnleggende prinsippet om lønn ved kvittering innen netto vilkår setter innkjøpsordren mellom to parter som det styrende dokumentet for betaling. Derfor er ikke faktura matching nødvendig. Når produktet er mottatt, registreres en automatisert gjeldsforpliktelse og planlegges for betaling innen netto vilkår direkte fra innkjøpsordren. Fordi fakturaer ikke brukes til enhetsverifisering, er det avgjørende at det er strenge kvalitetskontroller på plass når du skriver inn bestillingen, da betalingen vil bli planlagt til den nøyaktige prisen i kjøpsavtalen.

Ingen kamp med godkjent faktura betaling

For ad hoc faktura betalinger eller ansatt refusjoner, mange selskaper distribuere en no-match metode som krever bare passende signatur myndighet til å logge en faktura for betaling innenfor angitte vilkår. Eksempler på disse typer betalinger vil være ansatt reise refusjoner eller fakturaer presentert av en konsulent for et innledende møte. Denne åpne politikken krever streng underskriftskontroll for å forhindre risiko for svindelbetalinger.

Toleranse og betalingsbehandling

I tillegg til matching kan andre betalingsprosesser innføres for å sette toleranser for behandling av avvik i enhetskostnad, mengde og forfallsdato. For eksempel kan kvantitetskvitteringstoleranser settes for å tillate en variant på 10 prosent, og tillater betaling for 110 stykker mot en innkjøpsordre som opprinnelig er skrevet for levering av en mengde på 100. Lignende toleranser kan skrives for leveringsdato eller kostnadsavvik - eller eventuelle kombinasjon av toleranser eller matchende retningslinjer som passer for en gitt virksomhet.