Hvilke dokumenter inneholder en human resource-mappe?

Det finnes en rekke former og elementer som går inn i en ansattes human resource-mappe. Noen av disse skjemaene opprettholdes for juridiske formål. Andre er arkivert på grunn av selskapets retningslinjer og protokoll. Personaleforvaltere fører også personopplysninger over ansatte gjennom hele karrieren. Små bedrifter kan velge å skanne hele eller deler av medarbeidernes dokumenter for å lage elektroniske filer. På den måten er filene ikke like utsatt for skader fra brann, vann eller tyveri.

Juridiske dokumenter

Småbedriftseiere må opprettholde visse juridiske dokumenter for ansatte. Et eksempel er I-9-skjemaet, som bekrefter at en ansatt kan jobbe lovlig i USA. Selskapet kan også holde et bilde av arbeidstakerens førerkort og trygdekort som ytterligere dokumentasjon for hennes juridiske status. Videre blir ansatte vanligvis bedt om å fylle ut W-4 skjemaer dagen de starter jobben, som er inkludert i deres menneskelige ressursmapper. Disse skjemaene viser antall personlige skattefritakelser en ansattes krav.

Jobbrelaterte dokumenter

Personaleavdelingene holder også medarbeiderens CVer og applikasjoner i mapper. Disse elementene sendes vanligvis når en ansatt søker om en jobb. Selskapet opprettholder disse postene i tilfelle de trenger å sjekke en persons bakgrunn. Et annet jobbrelatert dokument som er lagret i en human resource-mappe, er en ansattes jobbbeskrivelse. Dette er et sammendrag av ansattes arbeidsansvar, som vanligvis er delt inn i ulike funksjoner, som for eksempel å administrere ansatte, arbeide med jevnaldrende, kommunikasjon og teknisk kunnskap.

Ytelsesrelaterte dokumenter

Ytelse vurderinger er andre viktige dokumenter som er lagret i human resource mapper. Opprettholde register over ansattes ytelsesvurderinger eller vurderinger kan bidra til å beskytte bedrifter mot søksmål. For eksempel kan en liten bedrift møte en feilaktig oppsigelsesprosedrag fra en tidligere ansatt. Bedriftseieren kan bedre bevise at oppsigelsen skyldtes ytelse dersom hun opprettholdte kopier av ansattes ytelsesvurderinger. På samme måte kan registreringer av disiplinære tiltak eller oppskrivninger holdes i mappene.

Andre dokumenter

Arbeidsgivere holder også journaler eller ansattes tilstedeværelse, priser og medisinsk historie i human resource mapper. Deltagelsesopptegnelse gjør det mulig for ledere å avgjøre om en ansatt har overskredet syke eller ferie dager. Ofte tilbyr selskapene periodiske priser til ansatte, som også kan lagres. Disse priser kan inkludere "ansatt i måneden" salgsfremmende kampanjer eller spesiell anerkjennelse. Medisinsk rekord holdes vanligvis for å sikre overholdelse av visse ADA-lover, som gjelder American Disability Act. Personaleavdelingen kan opprette en egen mappe for medisinske journaler for konfidensialitetsformål.