Hva er ulemperne ved å ha en papirløs revisjon?

Revisorer hjelper små bedrifter til å sikre at de er i samsvar med arbeids- og skattelovgivningen. Mange revisorer gir papirløse revisjoner, hvor revisor får tilgang til elektroniske poster og utsteder sin endelige rapport via e-post eller et nettsted. Elektroniske revisjoner kan spare tid og penger for småbedriftseiere; Men både revisor og forretningsmedarbeidere må være komfortable med teknologien.

Krever teknologi

Revisorene må være komfortable ved hjelp av dataprogramvare for å opprette revisjonsrapporter. Hvis en revisor ikke er kjent med datamaskiner eller med programvaren han forventes å bruke, kan han ha en bratt læringskurve. Revisorene må også være kjent med å bruke e-post eller nettsteder og laste opp vedlegg, mens bedriftseiere må kunne hente revisjonsrapporter fra e-posten eller ved å gå til en nettside.

Sikkerhetshensyn

Hvis en revisor skal bruke datamaskiner eller annen teknologi for å utarbeide en revisjon, må hun vurdere sikkerhetsfaktorer som revisorer som lager papirrapporter, ikke trenger å vurdere. Revisjoner refererer ofte til sensitiv informasjon, for eksempel en virksomhets økonomi eller skattekrav. Revisorene må kunne sende denne informasjonen trygt. Bare ansatte i selskapet som trenger å vite informasjonen i rapporten, bør kunne få tilgang til revisjonsrapporter online eller via e-post.

Forskjellige arkiveringskrav

Innenriksdepartementet og andre myndigheter kan ha forskjellige regler for elektronisk registrering enn for papiroppbevaring. Bedriftseiere bør finne ut hvordan man lagrer revisjonsrapporter og hvor lenge de må lagre dem før de godtar en elektronisk revisjon. I tillegg, selv om elektroniske revisjoner ofte kalles "papirløse", kan det hende at noen papirer må skrives ut for å oppfylle regjeringsregistreringsreglene.

Bytte over systemer

Hvis en virksomhet stod på papirrevisjon før, må den bytte til et elektronisk system før det kan begynne å utnytte papirløse revisjoner. Det kan ta uker eller måneder, avhengig av hvordan datamaskinbasert virksomheten var før den ble slått på. I tillegg kan enkelte personell kreve trening for å få tilgang til eller bruke det nye systemet. Dermed kan det ta et år eller mer for en bedrift å bytte over til et papirløst system.