Bruke Excel for bokføring

Legg til en effektiv bokføring profesjonell til teamet ditt uten å måtte bruke et annet kabinett eller kontorlokal med Microsoft Excel. Selv om Excel ikke deler vannkjølerne hver dag, tilbyr det viktige verktøy for å fullføre mange bokføringsfunksjoner, inkludert fakturering og utførelse av beregninger. Enten du bare vil legge til verktøy for å hjelpe din nåværende bokføringspersonale eller implementere programvare som kan avlaste byrden av noen skatteprosesser, kan du stole på Excel for å hjelpe deg med å kjøre tallene.

Generell oppsett

Hver organisasjons "bøker" er like forskjellige som de som driver firmaet, men Excel bidrar til å gjøre prosessen med å sette opp et generelt regnskapsark kalt jevnere. Selv om du ikke er kjent med å jobbe i Excel, vil du gjenkjenne fanene og båndene fra andre Microsoft Office-programmer som Word og Visio. For å sette opp ditt første grunnleggende regneark klikker du på en celle på rutenettet og skriver inn den. I de fleste tilfeller har du en rekke overskrifter som går over toppen og en kolonne med overskrifter som går ned på venstre side. Du vil kanskje lage et regneark som dekker dine betalbare, fordringer, investeringer, eiendommer, inventar, lønn og andre ting for å spore alt i ett, eller bruke et eget ark for hver. Når du har satt opp det første regnearket, kan du bruke det som en mal og lage andre fra det.

maler

Du vil kanskje ikke erstatte din regnskapsavdeling med Excel, men Excels malkolleksjon kan spare deg for bokhandlerne litt tid og krefter. Utforsk mallene som er tilgjengelige med Excel, funnet via Fil-fanen, som tilbyr forhåndsdefinerte bokføringskrav, inkludert fakturaer, budsjetter, kvitteringsskjemaer, rapporter, forretningsopplysninger og andre former. Når du åpner en mal, finner du alt fra makroer til steder der du enkelt kan fylle ut data og sende det ut til en kunde eller en medarbeider. Alle maler i Excel kan være fullt tilpasset for virksomheten din - de er ikke et "one size fits all" krav. Du kan legge til din logo og til og med en tagline slik at bokføringsskjemaet tar et utseende som er unikt for din bedrift.

Makroer og formler

Enten du bruker Excel for å bare fylle celler med data eller tinker rundt med programmets matematiske beregninger, kan makroer og formler ta bokføringen til neste nivå. I stedet for å utføre beregninger selv, som gir plass til potensiell feil, kan du programmere Excel - eller dra nytte av medfølgende beregninger - for å gjøre dem for deg. Funnet på formler-fanen er en rekke funksjoner som kalles makroer, som er små formler som Excel kjører på celler du angir. Dette kan være så enkelt som å summere en rekke celleinnhold eller intrikate der du må beregne salgsavgift for flere forskjellige stater i samme regneark. Du kan også lage og lagre egne makroer og formler, og deretter bruke dem igjen og igjen for mer effektiv bokføring.

Anmeldelse

Excel gir deg muligheter til å dele bokføringsinformasjon med teamet ditt. Send et utkast til de siste bokføringsfigurene og be kollegaer om å markere det med sine bekymringer ved hjelp av kommentarfunksjonen, som fester en kopi av et notat for hver kommentar. Du kan også dra nytte av Sporendringer, som ligner på en oppskrift på papir der redaktørens kommentarer vil vises i en annen farge, inkludert cross-outs, tillegg og endringer i dataene på nettet. Dette kan være viktig når du snubler over en alvorlig feil i regnskap eller noe du vil ha et annet øye på før du går videre.

Utover bøkene

Enten du foretrekker å se bokføringsinformasjon som infographics, eller du prøver å forberede dokumenter til interessenter og andre korrekturlesere, tilbyr Excel mer enn bare tall på et rutenett. Ved å klikke på en av knappene på Sett inn-tabellen, kan du omdanne bokføringsdata til kakediagrammer, bargrafer og mer, alt etter et par klikk. Dette kan for eksempel vise at inntektsstrømmen din over et år er ødelagt månedlig, og gir et øyeblikkelig bilde av hvordan virksomheten din har utført. Du kan til og med tilpasse Excels diagrammer for å matche firmaets stilinnstillinger og farger, samt oppdatere diagrammets utseende når som helst.

En annen måte å gå utover nettverket for bokføring i Excel er dets evne til å grensesnittet med andre programmer. Excel-bokføringsinformasjon kan settes inn i et Word-dokument, for eksempel via Word's Insert-fanens Object-knapp. Legg til et regneark i en årsrapport i stedet for å gjenskape dataene fra bunnen av. Når du har lagt inn et regneark, kan du dobbeltklikke på det og faktisk få tilgang til et Excel-vindu i et vindu og manipulere dataene direkte fra Word.