Bruk av budsjettkontroll

Et budsjett er en redegjørelse for økonomiske ressurser som har blitt tildelt for gjennomføring av bestemte aktiviteter i en tre-, seks- eller tolvmåneders tidsramme. Å sammenligne budsjetter med faktiske operasjonelle resultater refereres til som budsjettkontroll. Slike budsjettkontroll bidrar til planlegging, koordinering mellom avdelinger, beslutningsprosesser, overvåking av driftsresultat og motivasjon av personell for å oppnå forretningsmål. Prinsippet er det samme for små bedrifter og store.

Planlegger

Et budsjett tvinger ledelsen til å vurdere fremtiden. Det krever at ledere identifiserer avdelings-, operasjonelle og individuelle ledermål og oppretter en handlingsplan hvor knappe ressurser fordeles effektivt for å oppnå mål.

Kommunikasjon

Et budsjett er et middel som avtaltes mål blir kommunisert til alle avdelinger i organisasjonen. Som sådan er det et middel som avdelingsarbeidet koordineres.

Ansvar

Et budsjett tildeler ledere ansvaret for bruk av utpekte økonomiske ressurser for å oppnå sine tildelte operasjonelle mål. Budsjettet er et verktøy hvor ledere sammenligner kostnader og fordeler med aktiviteter og velger alternativer som tildeler ressurser på riktig måte.

Vurdering

Ved å sammenligne faktiske organisatoriske resultater mot et budsjett, kan en lederes ytelse evalueres. Eventuelle budsjettavvik kan analyseres for å avgjøre hvilke kilder til avvikene som var innenfor kontroll av ledere og som ikke var.

Overvåkning

Et budsjett støtter en leders innsats for å overvåke operasjoner, identifisere avvik og vedta korrigerende tiltak dersom det er nødvendig. Det gjør det mulig å evaluere aktiviteter når det gjelder bidrag til organisasjonsmål.

Motivasjon

Et avtalt og rimelig budsjett tjener til å motivere ledere til å oppnå forretningsmål. Sammenkoblingen av personellbelønninger til budsjettprosessen er et ekstra incitament for ledere til å oppnå avdelingsmål innenfor relevante økonomiske begrensninger.

Ressurstildeling

Et budsjett støtter effektiv tildeling av knappe ressurser ved at et budsjett styrer volumet av varer og tjenester som skal produseres. Budsjettet brukes også til å planlegge kostnadene for produksjonen som produseres.