Hvorfor bruke et flytskjema?

Som bedriftseier bør du alltid streve for å forbedre effektiviteten på arbeidsplassen din, så du bør ønske deg velkommen til noe verktøy eller ressurs som hjelper deg med å utføre oppgaven. Effektivisering av prosessene i bedriften din kan også hjelpe medarbeiderne til å øke produktiviteten, og mer produktivitet betyr mer salg. Et verktøy for å vurdere er et flytskjema, som er en grafisk eller grafisk fremstilling av en prosess. Bruken av flytdiagrammer er mange innen næringer, for eksempel underholdning, ingeniørfag, fysikk og dataprogrammering. Formålet med flytdiagrammer er å kommunisere hvordan en prosess virker eller bør fungere uten noe forvirrende teknisk sjargong. Forstå de store bruken av flytdiagrammer kan hjelpe virksomheten din på toppnivå.

Definer en arbeidsprosess

En av de viktigste bruken av flytdiagrammer er å skildre gjennom bilder hvordan en prosess utføres fra start til slutt, vanligvis i sekvensiell rekkefølge. Et prosess flytskjema brukes ofte i trening for å dokumentere en eksisterende prosess eller å evaluere effektiviteten av denne prosessen. Hvis du for eksempel er usikker på om en bestemt prosess er verdt tid og krefter, kan et prosessdiagrammer avsløre flaskehalser eller duplisering av oppgaver. Du kan legge til symboler i prosess flytskjemaet der hvert symbol representerer en person eller gruppe som er ansvarlig for en oppgave, beslutning eller utgang. Driftsledelsen din kan deretter avgjøre om et lag er overextended eller om noen lag ikke er nødvendige for prosessen.

Vurder timing av oppgaver

Et annet viktig formål med flytdiagrammer er å identifisere hvor lang tid det tar å fullføre hver oppgave i en bestemt prosess. Disse diagrammene er vanligvis lineære og leses fra venstre til høyre. Du kan legge til kolonner i timingskjemaet for å indikere hvordan du går hver oppgave, slik at du kan evaluere oppgavene i prosessen som det gjelder tid. Dette er spesielt nyttig når du analyserer deadline-orienterte oppgaver og prosesser fordi diagrammet viser områder hvor oppgaver krever mer effektivitet og områder der ferdigstillelse av en oppgave er avhengig av ferdigstillelse av en annen oppgave. Flow diagrammer som analyserer timing er spesielt nyttige når flere lag er påkrevd på et prosjekt, og kommunikasjon er viktig for gjennomføringen av prosjektet. Forstå hvor mye tid hver prosess tar, hjelper medarbeiderne til å forstå hvordan de skal gjøre bedre bruk av arbeidsdagen sin.

Feilsøke og fikse problemer

Det er vanskelig å fikse feil og problemer i arbeidsflyten, hvis du ikke vet hva som gikk galt og på hvilket tidspunkt i prosessen gikk det galt. Derfor er feilsøking et viktig formål med flytskjema. For å designe et feilsøkings flytskjema begynner du vanligvis ved å identifisere problemet og skrive det problemet i en boks øverst på flytskjemaet. Du vil da tegne en pil til bokser som har forskjellige mulige årsaker til dette problemet, og deretter boksene for mulige løsninger, basert på problemet du identifiserte. Hvis du for eksempel har identifisert problemet som misnøye med kundeserviceprosessen, vil du da komme opp med ulike årsaker til den utilfredsheten, som kan inkludere lange telefonsamtalerstider, misnøye med leveringstider, misnøye med kunnskapen om din kundeservice representanter eller en oppfatning at reps er uhøflig og unhelpful. Under hver av disse boksene vil du utvikle en mulig løsning som spesifikt adresserer årsaken til at kundene dine er ulykkelige. Dette er bare et eksempel på hvordan du lager et feilsøkings flytskjema. Noen bedriftseiere liker å bruke en sann eller falsk modell der problemer løses basert på enkle sanne eller falske utsagn som er skrevet i bokser på diagrammet.