Hvordan skrive bedriftsnotater for en aksjonær

Hvis du er som de fleste småbedriftseiere, innlemmes du for å motta beskyttelsen av personlige eiendeler som selskaper gir. I tillegg kan ditt selskap utnytte mer skattefradrag enn det som er tilgjengelig for deg som eneeier, og du kan selge aksjer for å finansiere utvidelse. Selv om du er den eneste aksjonæren, må du overholde bedriftens administrative krav. Dette inkluderer dokumentasjon av styre- og aksjonærmøter.

innlemmelse

Som eneeier opererer du en virksomhet som ikke er lovlig adskilt fra deg. Alle stater tillater deg å innlemme din eneste eierandel til en eneste aksjeeierselskap. For å gjøre det, må du eller en autorisert representant legge inn vedtekter med statssekretæren. Nesten alle stater krever navn og adresse som eneste aksjonær og navn og adresse på minst en direktør. En rekke stater krever at ditt selskap skal ha minst to styreposisjoner, ofte president, sekretær og direktør. Mange av disse statene tillater deg som en eneste aksjonær å okkupere mer enn en offiserposisjon.

Lovlig person

Lover gjenkjenner ditt firma som en juridisk person med konstitusjonelle rettigheter som de som du liker som en "naturlig" person. Ditt selskap har begrenset ansvar, evigvarende eksistens og sentralisert ledelse. Vedtektene som styrer ditt selskap krever streng overholdelse av administrative regler, herunder årlig fornyelse med statssekretæren og dokumentasjon av bedriftsbeslutninger. Loven krever at selskapets virksomhet gjennomfører minst ett aksjonærmøte og ett styremøte årlig.

Sole Officer

Hvis du holder alle de påkrevde offiserstillinger, er det ikke nødvendig med forhåndsmeddelelse. Forbered en agenda på forhånd. Kritiske saker som skal dekkes på styremøte inkluderer utbyttedeklarasjoner, nye lån, egenkapital og betydelige endringer i kompensasjonen. Som den ensomme deltakeren må du dokumentere dato, tidspunkt og sted for møtet. Du må også oppgi diskusjonselementene, oppsummere nøkkelpunkter og dokumentere beslutninger som er gjort. Du må legge merke til alle stillinger i nærvær, selv om du opptar alle dem.

eksempler

Fordi alle utbyttedeklarasjoner krever styrets godkjenning, må du dokumentere dem tydelig i møtemøtene. Noter utbyttebeløpet og bekreftelse på at selskapet har tilstrekkelig kontanter til å betale utbyttet. Som et annet eksempel, når du vil endre din kompensasjon vesentlig, bør du inkludere dette som en dagsorden. I møtenotatene dokumenterer du godkjenningen for å gi konsernsjefene deg - en bonus på $ 50 000, for eksempel.

Bevis

Meld alltid notatnotatene dine og oppbevar dem på et trygt sted. Hvis Internal Revenue Service stiller spørsmål om erstatning, aksjonærlån eller utbyttefordeling i en revisjon, vil du ha en rekord for å støtte dine handlinger. Hvis en bedriftskreditor eller part i en søksmål forsøker å overbevise en dommer om at ditt selskap er en skam for å komme seg til dine personlige eiendeler, kan disse møtetidene bevise at ditt selskap er legitimt.