Hvordan skrive et klagebrev til en ansatt angående hans adferd

I små bedrifter som har en progressiv disiplinpolitikk for sine ansatte, brukes vanligvis et skriftlig brev etter at en muntlig diskusjon av uønsket oppførsel har funnet sted. I dette tilfellet ble oppførselen kommentert og motløs, men har fortsatt, og det er nødvendig å eskalere til neste nivå. Et ansattes disiplinbrev bør være sterkt formulert for å oppmuntre arbeidstakerne til å unngå det neste nivået av progresjon, noe som kan være suspensjon eller oppsigelse avhengig av selskapets retningslinjer.

1.

Se forrige muntlige utveksling med ansatt. Begynnelsen av brevet skal dokumentere tidligere møter og diskusjoner med denne ansatte om hans oppførsel. Dette tjener til å minne arbeideren om at de allerede har blitt advart, og dette er faktisk deres andre advarsel på måten.

2.

Oppgi hendelsen som fant sted. For opptaksmessige grunner må du citere den eksakte hendelsen som fører til og medarbeiderens oppførsel. Avstå fra å bruke inflammatorisk språk i denne delen. Bare oppgi fakta om hva som skjedde.

3.

Påminn ansatt av selskapets policy. I neste avsnitt av brevet skal du se hvordan bedriften håndterer atferdsproblemer og informerer dem om at neste gang denne oppførselen oppstår, vil det bli truffet strenge tiltak. Dette tjener til å sette arbeidstakeren på forhånd.

4.

Lukk brevet med en formaning for å forbedre. Du vil at din medarbeider skal vite at du har hans beste interesser og at du ikke vil miste ham. Men hvis han fortsetter med sin oppførsel, har du ikke noe annet valg. Oppfordre ham til å søke angeradministrasjonstrening, for eksempel hvis det er aktuelt, eller tilby opplæringsressurser som kan hjelpe ham med å styre sin oppførsel mer hensiktsmessig.

5.

Send tre eksemplarer av brevet. En kopi skal gå til den ansatte, en kopi skal gå til HR-lederen og den siste kopien skal skrives ut og holdes i medarbeiderens personellfil. Dette vil hjelpe deg i tilfelle at oppførselen fortsetter, blir ansatt avsluttet og forsøker å sende inn en feiltakelse. Du vil ha papirsporet ditt for å bevise saken din.