Typer organisasjonsstruktur i Office Administration

Ulike små bedrifter bruker varierte organisasjonsstrukturer til å utføre kontoradministrasjonsfunksjoner, ofte basert på eierens preferanse. Noen bedriftseiere håndterer alle de utøvende funksjonene. For en liten bedrift med flere enn en eier, kan kontorsansvaret deles av kompetanse eller funksjonsområde. Uansett hvordan du velger å organisere kontoret ditt, er det viktig at du har skrevet jobbbeskrivelser, slik at arbeidstakere vet hva som forventes av hver ansatt og hvem har det siste i beslutninger.

Organisasjonsstruktur

En organisasjonsstruktur er en gruppering av selskapets ansatte som avgrenser hver arbeiders funksjon, overordnet og underordnet. Et organisasjonsdiagram begynner med å opplyse konsernsjef øverst og deretter alle folkene under ham ved navn og tittel. En administrerende direktør kan ha flere ledere som rapporterer direkte til ham som er oppført under ham på diagrammet, forbundet med rette linjer. Disse ansatte kan inkludere finansdirektør, markedsdirektør og sjefsdirektør. Mens alle ansatte i selskapet arbeider under konsernsjefen, kobler et org-diagram hver medarbeider til sine direkte rapporter. Under CFO, for eksempel, kan diagrammet vise human resources direktør og regnskapspersonell. I avdelinger hvor flere ansatte utfører samme funksjon, som salg eller produksjon, er ansatte oppført etter tittel eller funksjon, ikke navn.

Flat

En svært liten bedrift med færre enn 20 ansatte kan bruke en flatt organisasjonsstruktur, med alle ledelsesfunksjoner som rapporterer direkte til eieren. Et eksempel er en restaurant som har kokk, spisestue manager, bokholder og bartender rapporterer direkte til eieren. Selv om spisestuen har autoritet over ventetiden, og kokken klarer andre kokker, har eieren ofte direkte kontakt med hver medarbeider.

Avdeling

Noen bedrifter organiserer sine kontorer etter avdeling eller funksjon, og hver avdelingsleder kan rapportere direkte til eier av virksomheten. Avdelinger kan omfatte salg, markedsføring, regnskap, menneskelige ressurser, IT og produksjon. En struktur som dette kan ikke ha et lag av ledelse, for eksempel en COO og CFO, mellom eier og avdelingshoder. I små bedrifter med flere eiere deler eierne ofte disse oppgaver basert på deres kompetanseområder.

Geographic

Hvis en bedrift har flere steder, kan eieren bestemme seg for å gjøre hver enhet til en frittstående virksomhet, og dele noen tjenester og kostnader med selskapet. Hver enhet kan være ansvarlig for egen ansettelse og avfyring, bokføring, vedlikehold og andre funksjoner. Enhetene kan dele kostnader, for eksempel markedsføring og innkjøp, eller de kan dele medarbeidere, for eksempel en regnskapsfører som gjør bøkene for hver enhet.

Produkt

Hvis en bedrift har flere forskjellige produkter eller tjenester, kan kontoret organiseres langs disse linjene. Et rekreasjonsanlegg kan ha store tennis-, svømmings- og golfprogrammer, for eksempel, slik at kontoret kan deles inn i de tre divisjonene. Hver avdeling er ansvarlig for noen av administrasjonen, som personell og markedsføring, men deler andre funksjoner, for eksempel regnskaps- og anleggsvedlikehold. Et fottøy selskap kan ha separat kontoradministrasjon for kvinners, menns og barns avdelinger. Et advokatfirma kan deles opp med praksisområde, med hver avdeling ledet av en direktør som har samme stilling på selskapets organisasjonsdiagram.