Hvordan skrive en uformell forretningsrapport

Bedrifter kjører på effektiv kommunikasjon av informasjon gjennom fremdriftsrapporter om prosjekter, budsjettrapporter, oppdateringer av menneskelige ressurser, salgsrapporter og rapporter om strategiske referanser som er nådd. Disse rapportene er ment å holde et stort antall mennesker informert om hva som skjer i selskapet. De er midlertidige i naturen og danner ofte grunnlaget for formelle rapporter til interessenter, styre og myndigheter.

Format

Uformelle forretningsrapporter skrives vanligvis i notatform. Plasser "Memorandum" øverst på siden og under den aktuelle tittellisten den datoen, til hvem rapporten er adressert, fra hvilken rapporten kommer ut og temaet i rapporten. Faget kan være "Daily Progress Report" eller en annen beskrivende tittel. Ofte blir overskriften skilt fra memorandumets kropp med en horisontal linje. Rapportens kropp bør være kort, faktisk og organisert under overskriftsoverskrifter hvis den dekker et flertallsemne. Eventuelle referansemerker tilhører nederst i memorandumet under en annen horisontal linje. Fest eventuelle dokumenter som er referert til i rapporten, eller som forbedrer klarheten.

Samle inn informasjon

Samle informasjonen før du setter deg ned for å skrive rapporten. Ha alle nødvendige fakta og notater på hånden, slik at du kan se gjennom dem og bestemme hvordan du best kan formidle fakta slik at leserne fullt ut setter pris på situasjonen som blir rapportert. En uformell rapport er et informasjonsverktøy og kan inkludere spørsmål, forslag og oppfordringer. En rask refleksjon om hva du vil si før du skriver, holder rapporten kort og fokusert.

Outline

Skriv en oversikt inkludert en introduksjon, poeng som skal dekkes og konklusjonsseksjoner. En uformell rapport bør være kort og gi bare en kort forklaring på informasjonen. Bruk bullet poeng når det er mulig, og grafer eller diagrammer hvis de er enkle å forstå. Husk behovene til leserne til rapporten din og begrense omfanget av rapporten til disse informasjonskravene.

Skrive

Introduksjonen angir formålet med rapporten og omfanget. Merk klart hvert informasjonspunkt med en overskrift eller et punktpunkt og hold teksten til ett eller to korte avsnitt. Inkluder kun fakta, uten redaksjonelle kommentarer. Konklusjonen er det rette stedet for evalueringer, forslag til videre tiltak og spørsmål. Når du skriver rapporten, hold deg ut av det med mindre du er pålagt å gi analyse eller din egen mening.