Slik bruker du Outlook til å bli bedre organisert

Som dagens arbeidsmiljø blir stadig mer komplisert og raske, kan det ofte være utfordrende å holde seg organisert. Outlook er en del av Microsoft Office produktivitetsprogramvaresuite, og finnes i mange arbeidsmiljøer, fra utdanning til bedriftens verden. Dens funksjoner gir deg mulighet til å strømlinjeforme din elektroniske kommunikasjon og kontakter. Med Outlook kan du også administrere dine daglige aktiviteter og delegere oppgaver.

e-post

Med Outlook's Rule Wizard kan du sette opp tidsbesparende, automatiserte e-postfunksjoner. Basert på reglene du lager, kan du automatisk slette noen e-postmeldinger og videresende andre. Du kan organisere e-posten din ved å opprette regler som flytter dem til ulike mapper. Outlook hjelper deg også med å administrere spam ved å la deg lage regler som vil sende innkommende spam-e-post direkte inn i mappen "Uønsket post". For e-post sender du jevnlig ut, og du kan også opprette og lagre maler.

Kalender

Outlook-kalenderfunksjonen lar deg administrere møter og andre viktige avtaler. Du kan holde oversikt over avtalene dine i kalenderen, og du kan sende gjentatte påminnelser til deg selv, fra minutter til dager i forveien. Hvis du planlegger et møte, send invitasjoner til andre. Disse personene kan godta eller avslå invitasjonen din. De kan også foreslå en ny møte dato. Dette gjør det mulig å holde oversikt over antall personer som deltar.

Kontakter og Shortcouts

Administrer dine profesjonelle og personlige kontakter med Kontakter-funksjonen. I Outlook kan du holde oversikt over adresser, telefonnumre, e-postadresser og annen kontaktinformasjon. Du kan legge til denne informasjonen i Word og andre dokumenter. Kontakter-funksjonen lar deg opprette distribusjonslister slik at du regelmessig kan sende grupper av personer uten å måtte legge til hver enkelt person i e-posten. For rask tilgang til ofte brukt informasjon kan du opprette snarveier til dokumenter på datamaskinen eller nettverket, og opprette snarveier til ofte brukte nettsteder. Disse snarveiene kan lagres og åpnes i Outlooks snarveier.

Oppgaver og notater

Opprett og administrer gjøremålslister med Outlook-oppgaver-funksjonen. Du kan sette opp engangsoppgaver og gjentatte oppgaver. Outlook lar deg planlegge forfallsdato og påminnelser. Hvis en oppgave er forsinket, blir den automatisk rød. Den forsvinner fra oppgavelisten din, når du markerer den som fullført. Du kan også delegere oppgaver til andre. I Notes-visningen kan du skrive og administrere påminnelser til deg selv. Ved å klikke på "Ny" vil du opprette et nytt notat. Høyreklikk på det lar deg fargekode det for bedre organisering.