Hvordan etablere en bemanningsledningsfaktor

Små bedrifter er mye mindre i stand til å absorbere uforutsette fravær - sykefravær eller familiefeil, for eksempel - enn en større organisasjon, bare på grunn av det reduserte antall ansatte som er tilgjengelige for å dekke. I en bransje hvor et tilstrekkelig nivå av dekning er kritisk eller til og med lovlig lov, bør ledelsen vurdere å etablere en bemanningsfaktor. Dette verktøyet tar hensyn til de typiske bemanningskravene og tilgjengeligheten gjennom hele året, og bruker informasjonen til å utvikle en lettelsesfaktor: Med andre ord, antall ekstra ansatte som trengs for å rimeligvis sikre uavbrutt dekning.

1.

Identifiser de kritiske operasjonene og funksjonene i virksomheten og avgjøre om å utvikle en personalavlastningsfaktor for hele organisasjonen, ved individuell stilling eller ved funksjon eller divisjon.

2.

Samle data om ansattes fravær. Gjennomgå forrige tolvmånedersperiode, kalenderår eller regnskapsår, og identifiser hvor mye ferie, sykefravær og andre fravær som plikter, for eksempel tid brukt i opplæring, tjene som jurymedlem eller på lette plikt på grunn av arbeidskompensasjonsskade .

3.

Identifiser det totale antall tilgjengelige arbeidsdager per år ved å fratre helligdager og andre ikke-arbeidsdager fra det totale antall mulige dager. For eksempel, hvis stillingene skal fylles mandag til fredag, og selskapet er stengt på 10 ferier om året, vil beregningen være: 5 (dager) ganger 52 (uker) tilsvarer 260, minus 10 (helligdager) tilsvarer 250 tilgjengelige arbeid dager. Beregn totalt antall timer posisjonene må fylles årlig ved å multiplisere antall tilgjengelige arbeidsdager etter antall timer som kreves per dag. Hvis ansatte er pålagt å være tilgjengelig for et åtte-timers skift, vil beregningen være: 250 ganger 8, er 2000 timer per år.

4.

Legg til antall feriedager, syke dager og andre fravær, og trekk dette beløpet fra antall tilgjengelige arbeidsdager. For eksempel, hvis en fastboende var på ferie i tre uker totalt, tok tre dager med sykefravær og tjente som jurymedlem i to dager, ville antall dager som faktisk var arbeidet være 230: 250 minus (15 pluss 3 pluss 2) tilsvarer 230.

5.

Del det totale antall tilgjengelige arbeidsdager etter antall dager som faktisk ble arbeidet i forrige år, for eksempel: 250 (ledige arbeidsdager) delt på 230 (virkelige dager) er 1, 087 (bemanningsledningsfaktor).

6.

Beregn stablingsavlastningsfaktoren i timer i stedet for dager hvis du foretrekker det. Del antall timer som trengs for å fylle stillingene per år etter antall timer de etablerte arbeidstakere har jobbet for, for eksempel: 2000 (totalt antall timer) dividert med 1.848 (faktisk arbeidstid) = 1.082 (bemanningsledningsfaktor). Den svake forskjellen i bemanningsfaktoren når du bruker timer i motsetning til dager, gjenspeiler små forskjeller, slik som den som befinner seg, returnerte noen timer etter hver jury, og gikk syk hjem på en av dagene etter å ha jobbet i noen timer. Selv om det er mer tidkrevende å beregne, er denne metoden litt mer nøyaktig enn å se utelukkende på arbeidsdager.

7.

Bestem antall heltidsmedarbeidere eller beregne de ekstra deltidstimene som kan være nødvendig for å fullt ut bemanne driften ved å bruke bemanningsfaktoren. For eksempel, hvis personalavlastningsfaktoren er 1.087, krever selskapet 1.087 heltidsansatte for å bemanne stillingen. Multiplikasjon av antall timer per uke med avlastningsfaktoren - 40 ved 1.087 er lik 43.48, forteller at stillingen krever at noen skal jobbe ytterligere 3, 48 timer per uke for å være fullt bemannet. Hvis selskapet har 12 ansatte, for eksempel, vil de ekstra timene som trengs per uke være 41, 76: 12 (ansatte) ganger 3, 48 (timer) tilsvarer 41, 76 (totalt antall ekstra timer nødvendig per uke), noe som indikerer at en ekstra heltidsekvivalent medarbeider skal ansettes.

Tips

• Ikke glem å inkludere tidsavbrudd for å fylle en ledig stilling når du vurderer fraværet i løpet av et år.