Slik dokumenterer du en dårlig ytelsesvurdering

Når ansatte utfører dårlig, kan det påvirke alt fra selskapets bunnlinje til kontors moral. Derfor er det viktig for ledere å raskt takle dårlig arbeidstakerutvikling og utvikle strategier for forbedring. Bare å fortelle en ansatt å gjøre det bedre er imidlertid ikke tilstrekkelig, spesielt når han ikke forbedrer seg og du må avslutte sin stilling. Riktig skriftlig dokumentasjon av ytelsesproblemene og trinnene du tok for å hjelpe en medarbeider, forbedrer ikke bare deg en plan, men bidrar også til å beskytte deg hvis en avskediget ansatt gjør en rettslig handling mot selskapet.

1.

Samle bevis på arbeidstakerens underprestasjon. Salgstall, kunde- eller kundeanmeldelser og kommentarer, eller eksempler på dårlig arbeid, støtter dine påstander om dårlig ytelse og fungerer som bevis i tilfelle en tvist.

2.

Planlegg et møte med den underpresterende medarbeideren. Under møtet, avklare dine forventninger, fortelle henne hvordan hun ikke klarer å oppfylle disse forventningene og hvordan hun kan forbedre seg.

3.

Tillat medarbeider å forklare sin dårlige ytelse. Hvis det er betydelige emosjonelle eller personlige problemer som påvirker hans arbeid, gi informasjon om ditt selskaps assistanseprogram, hvis det er aktuelt. Dokumentere medarbeiderens svar i notatene dine.

4.

Utvikle en ytelsesforbedringsplan. Planen skal omfatte tiltak for forbedringer, en frist for demonstrert forbedring og en oversikt over konsekvensene for manglende oppfyllelse av planens mål. Tegn planen, og be ansatt til å signere også, noe som indikerer at hun vil ta de tiltakene som er skissert i dokumentet.

5.

Skriv et notat basert på møte notater. Rapporten bør markere punktene i diskusjonen din, og bør skissere trinnene arbeidstakeren kan ta for å forbedre. Be medarbeideren til å signere og dato notatet, som viser mottak av rapporten.

6.

Legg til notatene, ytelsesforbedringsplanen og resultatrapporteringen til ansattes personellfil. Møt med ham regelmessig for å overvåke hans forbedring, eller ta ytterligere tiltak etter behov.

Tips

• Inviter et medlem av HR, eller en annen leder, å sitte på møtet som vitne om du forventer at medarbeider blir sint eller konfronterende.
• Fastsett dine forventninger til ytelse til ansatt så snart hun blir med i selskapet for å forhindre misforståelser og utilstrekkelig arbeid.

Advarsel

• Ta kontakt med bedriftens personalavdeling før du utarbeider en dårlig evaluering for å bekrefte eventuelle retningslinjer for virksomheten vedrørende anmeldelser og for å sikre at du følger alle nødvendige protokoller. For eksempel, hvis din medarbeider er representert av en fagforening, må du kanskje varsle fagforeningsrepresentanter for korrigerende tiltak og gi kopier av dokumentasjonen din.