Guide til effektive møter

Krydrede forretningsfolk frykter "døden ved å møte" - den produktivitetssamle, uendelige sløyfen av møter som fører til uklar retning og enda flere møter. Hvorvidt innstillingen er et kraftfullt styrerom eller et gründerens hjemmekontor, lykkes eller mislykkes møter i henhold til hver deltakeres forståelse av hva som forventes etter samtalen avbrytes. Erfarne tilretteleggere bruker flere strategier for å få mest mulig ut av et møte.

Å møte, eller ikke å møte?

Bestem om et møte virkelig trenger å bli kalt. Hvis en telefonsamtale eller e-post er tilstrekkelig, eller hvis du sender et dokument til flere personer for tilbakemelding, møter behovet, så tenk to ganger om et møte er den mest produktive bruken av alles tid. Ifølge kommunikasjonseksperten Tom Krattenmaker, "Løsningen på et uproduktivt møte kan være så enkelt som ikke å ha det.... Hvis poenget er å dele informasjon - som altfor ofte er tilfelle i organisasjoner plaget av dårlige møter - e-post, notater og uformelle samtaler vil trolig fungere bedre. "

Planlegg møtet

Møter må ha et klart artikulert sett med mål og de riktige menneskene ved bordet. Tilretteleggerne skal tilordne sentrale roller (formann, diskusjonsleder, minutttaker) og sørge for at dagsorden sirkuleres til deltakere med nok ledetid til å tillate deltakerne å forberede seg. Dagordningen selv bør være tidsbegrenset med en klar handling eller utfall knyttet til hvert element.

Pass på at deltakerlisten passer til dagsordenen, og sørg for at alle som er planlagt å presentere et emne, forstår hva som forventes av henne før møtet starter.

Vær Tidlig

Start møter på tide, og fremskritt gjennom tidsbegrensede agendapunkter så nær de angitte tidspunktene som mulig. Slutt alltid på eller før den planlagte tiden; Hvis det gjenstår dagsordnede gjenstander, utsette dem til et oppfølgingsmøte. Lederskapskonsulent Carter McNamara sier, "Start alltid på tide, dette respekterer de som viste seg i tide og minner sent om at planleggingen er alvorlig."

Være følsom overfor selskapets møtekultur: Hvis folk er planlagt for back-to-back møter, avslutter møtet 10 minutter tidlig for å tillate reise- og toalettbrett.

Oppmuntre Gruppefokus

Del et sett med grunnleggende møteregler med alle deltakerne, slik at alle vet hvilke oppføringer de må demonstrere. McNamara sier at "fire kraftige grunnregler er: delta, få fokus, opprettholde momentum og nå nedleggelse." Sett forventninger om aktualitet, og om nødvendig, avklare standarder for bruk av bærbare datamaskiner eller annen elektronikk under møtet.

Forklar neste trinn

Før møtet avbrytes, gjennomgå de store beslutningene som ble gjort, og alle oppgavene som ble tildelt, og sørg for at disse dokumenteres i møtemøtene. Gi gruppen noen få minutter for å diskutere de neste trinnene - om det er behov for flere møter eller om andre trinn eller handlinger må utføres som en del av et større prosjekt eller en prosess.