En guide til beste praksis for kontraktsadministrasjon

Kontrakter en bedrift etablerer med sine kunder, ansatte og leverandører er juridiske dokumenter som medfører rettigheter og ansvar fra begge parter. Administrere eller "administrere" kontrakter krever flid og et skarpt øye for detaljer. Det finnes noen gode metoder som kan hjelpe deg med tidskrevne metoder for å håndtere kontrakter som hjelper deg med å unngå å bryte vilkårene sine.

Distinguishing Contracts

En grunnleggende beste praksis i kontraktadministrasjon er å forstå hvilken type kontrakt du har å gjøre med. Det er to typer kontrakter - enkle kontrakter og gjerninger - og hver medfører ulike vilkår og forpliktelser. En enkel kontrakt er en kontrakt som ikke er en gjerning. Enkelte kontrakter omfatter avtaler om å selge produkter og tjenester, for eksempel leieavtalen på butiksfronten din og eventuelle kontrakter du har med dine ansatte. Gjerninger er derimot mer komplekse da de må gjøres skriftlig, undertegnet, vitne og leveres med en offisiell segl. Boliglån gjøres ofte av gjerning, og det er visse avtaler med kreditorer og banker.

Enkle kontraktstyper

Nesten alle kontrakter du møter i din virksomhet vil være enkle kontrakter. Disse enkle kontraktene kan videre klassifiseres som enten ensidige eller bilaterale. En ensidig kontrakt innebærer at bare ett parti er lovende å gjøre noe, og den andre ikke har noen lovlig forpliktelse til å kjøpe noe i retur eller å oppfylle annen del av kontrakten. En bilateral kontrakt innebærer at begge parter har plikter og forpliktelser til å opprettholde. Å vite forskjellene mellom disse ulike typer kontrakter, hjelper deg med å holde det klart når du har en plikt til å handle og / eller når en annen part skylder deg en forpliktelse.

Vilkår og betingelser

I motsetning til popular tro må kontrakter ikke skrives i blekk for å kvalifisere som gyldig eller lovlig. Men tydelig omtale vilkårene i en avtalefestet avtale tjener til å beskytte virksomheten din og bidrar til å unngå tvist. Når du selger et produkt eller en tjeneste, for eksempel, er hovedbetingelsene den betalte prisen og beskrivelsen av varene og tjenestene. Kvitteringen kan være i form av kontrakten, og det er viktig at du også skisserer vilkårene for retur eller avbestilling på kvitteringen. Når det gjelder mer komplekse transaksjoner, som for eksempel salg av eiendom, krever loven at visse vilkår skal skisseres i sin helhet. Hvis du er i tvil, alltid skissere alle vilkårene - du kan ikke gå galt ved å skrive for mye i motsetning til for lite.

Tilbud og aksept

Dette høres ut som en no-brainer, men bedrifter må være forsiktig med å bare tilby det de faktisk ønsker å selge eller hva de faktisk har tilgjengelig på lager. Det er her begrepet "tilbud" og "aksept" kommer til å spille i kontraktadministrasjon. Tilbudet er ofte implisitt. En butikk som for eksempel viser klær i et vindu, tilbyr faktisk klær til salgs, selv om det ikke er tegn til å si hvor mye klærne koster. Aksept oppstår når en kunde ber om å kjøpe noe og deretter overføre penger til kontorist. Det kan oppstå problemer hvis du annonserer et bestemt produkt eller en tjeneste og ikke kan oppfylle forespørsler. For å komme seg rundt dette, ta varsomhet i reklame ved å kvalifisere tilbudet eller begrense akseptene til et begrenset antall.

Bryte kontrakten

Få ting kan være skadelig for en bedrifts omdømme enn å ha en rotete rettssak i kontraktbrudd, men det kan skje hvis du ikke holder kontraktsavtalen. For eksempel kan en kunde betale for en god eller tjeneste som skal leveres på en bestemt dag. Hvis du ikke klarer å levere den dagen, har kunden lovlig grunn til å gjenopprette pengene eller tiden som er tapt. Andre ganger vil manglende innlemmelse av en term eller en betingelse i en kontrakt gjøre kontrakten ugyldig, noe som fører til at virksomheten din taper. For eksempel, hvis du glemmer å oppgi betingelsene for å returnere et produkt på kvitteringen, kan en kunde feasibly argumentere for at butikken har en åpen returpolicy. Som en god praksis, prøv å unngå brudd på kontrakt uansett ved å tydelig skissere vilkårene dine, følge gjennom på forpliktelser og kommunisere eventuelle advarsler.