Gode ​​spørsmål å spørre på en Executive Assistant Interview

Den rette utøvende assistenten kan være en uvurderlig ressurs for en travel profesjonell. En person i denne stillingen forvalter typisk en tidsplan, fungerer som en gatekeeper på telefonen og personlig og hjelper med å styre styrer og frivillige grupper. En utøvende assistent tar også minutter på møter, fører tilsyn med bedriftskorrespondanse og presentasjoner og håndterer kontoroppgaver. Å finne den rette personen for denne jobben er en viktig oppgave. Å stille de riktige spørsmålene under et intervju vil bidra til å avgjøre om en leder og hans potensielle assistent vil være en god form.

Personlighetskarakterisering

Spør jobbkandidaten hvordan hun ville karakterisere hennes personlighet. Er hun utadvendt og i stand til å ta ansvar og ta ansvar for situasjoner, eller er hun sjenert og reticent? Dette spørsmålet vil hjelpe deg å forstå om kandidaten er en go-getter som vil være på toppen av enhver situasjon, eller en stille men effektiv person som er bedre til å følge bestemte retningslinjer.

Kommunikasjons ferdigheter

Ledende assistenter må klare andre på vegne av sine sjefer. Dette kan bety å vende bort en sint medarbeider, håndtere en irat kunde eller fielding en klage fra en leverandør. Still jobbsikkerhetene hvordan de håndterer vanskelige mennesker. Blir de sint på seg selv, eller har de muligheten til å rolige diffusere en situasjon? Dette spørsmålet vil hjelpe deg med å vurdere hvordan en potensiell utøvende assistent vil samhandle med andre.

Telefon ferdigheter

Eksekutivassistenter bruker vanligvis telefonsamtaler for sine sjefer. Spør jobbkandidater hvor komfortabel de er med flere telefon- og telefonsvarer, konfigurere konferansesamtaler og overføre mellom avdelinger. Dette vil gi deg en bedre forståelse av kandidatens tekniske evner.

Organisasjon

Be alle prospekter å definere organisatoriske prosesser. Oppretter de lister og jobber fra de høyeste til laveste prioritetene? Hvordan organiserer de arkiveringssystemer, datafiler og papirarbeid? Å stille disse spørsmålene vil gi deg en bedre ide ikke bare om en potensiell jobbkandidatens ferdigheter, men også om den mentale prosessen som går inn i å skape sitt organisasjonssystem.

Computer Savvy

Dagens lederassistent må være svært datakunnskaplig for å være effektiv i sin rolle. I stedet for å spørre kandidatene om de har gode datakompetanse, be dem om å definere sin spesifikke datakunnskap, inkludert operativsystemer, programmer, applikasjoner og kunnskap og bruk av sosiale medier.

Mundane Oppgaver

Spør jobbkandidater hvordan de føler om å utføre dagligdagse oppgaver. Executive assistenter blir ofte bedt om å ta lunsj ordre, levere kaffe, ta opp og slippe av materialer, velg bedriftens gaver, foreta reisearrangementer og skrive takkedler. Spør potensielle kandidater hvis noen av disse eller andre aktuelle oppgaver er akseptable for dem som en del av deres stillingsbeskrivelse.

Fortid og nåtid

Spørre om hvorfor den intervjuede forlot sin tidligere jobb og hvorfor han er tiltrukket av den nåværende stillingen. Dette vil hjelpe deg å forstå hvilke faktorer som førte til at han forlot en tidligere jobb, samt få innblikk i hva han liker om din bedrift.