Hvordan skriver jeg en kvalitetskontroll / kvalitetssikringsplan?

Kvalitetssikring, eller kvalitetskontroll, evaluerer og endrer organisasjonens prosedyrer for å sikre at de gir de ønskede resultatene. En kvalitetssikringsplan bør inneholde en organisasjonsstruktur, detaljer om hver ansattes ansvar og kvalifikasjoner en ansatt må oppfylle disse ansvarene. En QA-plan spesifiserer også krav til leverandører, og materialene de sender. Det spesifiserer tilstrekkelig produkttesting, og gir tilbake testresultater og kundeklager for å løse problemer og oppmuntre til forbedringer gjennom hele organisasjonen. Små bedrifter bruker kvalitetssikring for å øke effektiviteten og forbedre kundetilfredsheten.

Organisasjon

Et organisasjonsskjema med detaljerte stillingsbeskrivelser er grunnleggende krav til kvalitetssikring. For å inkludere en i din kvalitetssikringsplan, skriv jobbbeskrivelser som inkluderer kvalifikasjoner og trening som kreves for å utføre oppgitte oppgavene. Planen må inneholde krav til dokumentasjon om den faktiske opplæringen og kvalifikasjonen til den som holder stillingen. Stillingen til den ansvarlige for kvalitetssikring må inneholde den nødvendige opplæringen, dokumentasjonen om at innehaveren av stillingen har opplæringen og en rapporteringsbane direkte til overordnet ledelse.

Arbeidsbekreftelse

Kvalitetssikringsplanen må ikke bare angi hvem som er ansvarlig for å utføre en bestemt oppgave, men det må også spesifisere hvem som er ansvarlig for å sjekke arbeidet. I små bedrifter er det tillatt for den som gjør arbeidet å sjekke det, men han må utføre verifikasjonen som en egen oppgave, i henhold til separate prosedyrer. I større organisasjoner kan ansatte i samme avdeling sjekke hverandres arbeid. Men kvalitetssikringsplanen spesifiserer ofte at arbeidsverifikasjon for kritiske oppgaver må utføres av noen spesielt kvalifisert og kan være en del av en tydelig kvalitetssikringsavdeling.

Materiell mottak

Et annet krav til kvalitetssikring er at materialet som brukes til produksjon må oppfylle spesifikasjonene for fremstilling av et produkt av ønsket kvalitet. Kvalitetssikringsplanen skal spesifisere egenskapene til de kjøpte materialene. Planen tildeler oppgaven med å verifisere innkommende materiale og detaljer inspeksjonen som kreves. Materiell som ikke oppfyller kravene returneres.

Leverandørkvalifisering

Selv om inspektører kan verifisere tilstrekkigheten til grunnmaterialer, er det ofte ikke mulig å teste kompliserte deler av utstyret ved mottak. I stedet må kvalitetsstyringsplanen spesifisere hvilke standarder som potensielle leverandører må møte før de kan by på en kontrakt. For eksempel kan du angi en ekstern standard som ISO 9000, eller kreve at organisasjonen utfører en revisjon på hver potensiell leverandør for å sikre at prosedyrer som anses som kritiske for suksessen til kvalitetsplanen, er på plass. I begge tilfeller bør kvalitetsstyringsplanen ha en liste over kvalifiserte leverandører.

Kvalitets tilbakemelding

Mens en kvalitetssikringsplan forsøker å sikre at prosedyrene på plass resulterer i et kvalitetsprodukt, får selskapene full fordel av et slikt initiativ via tilbakemeldingsmekanismen. Kvalitetssikringsplanen implementerer tilbakemelding gjennom undersøkelse av kundeklager og korrigering av manglende overholdelse. Angi at den ansvarlige for kvalitetssikring mottar kopier av alle kundeklager, og kontrollerer for å se om de er et resultat av manglende overholdelse av kvalitetssikringsplanen. Internt, hvis en person som er ansvarlig for en oppgave, merker at en prosess ikke er i samsvar med gjeldende prosedyrer, må han utstede en feilsøkingsrapport. Rapporter som ikke samsvarer, er tilbakemelding som brukes til å spore kvalitetsproblemer tilbake til opprinnelsen.

Korrigerende tiltak

Korrigerende handlingsplan er nøkkelen til å løse kvalitetsproblemer og angir hvordan man skal håndtere dem. Kvalitetssikringsplanen din må angi at den ansvarlige for kvalitetssikring verifiserer hvordan den manglende overholdelse oppstod når han mottar en feilsøkingsrapport eller oppretter en selv. Siden kvalitetssikringsplanen dokumenterer ansvaret for alle oppgaver og tiltak, er det mulig å identifisere personer som er ansvarlige for manglende overholdelse.

I kvalitetssikringsplanen må du angi at en gruppe forsøker å finne en løsning som vil forhindre at avviket blir gjentatt. Gruppen bør inkludere en representant fra kvalitetssikring, den som gjorde arbeidet og den personen som sjekket den. Det faktum at den ansvarlige for kvalitetssikring rapporterer til øverste ledelsen sikrer at konsernet har tilgang til de nødvendige ressursene. Noen ganger inneholder løsningen forbedringer i kvalitetssikringsplanen. Ofte retter det seg på hull i kvalitetskontrollene eller -prosedyrene. Når selskapet bruker konsekvent slik tilbakemelding, er resultatet en kontinuerlig forbedring i selskapets ytelse.