Svindelpolitikk for et nonprofitstyret

Straffen for svindel på et nonprofit kan innebære at styremedlemmer er ansvarlige for tapte midler, selv om de ikke hadde anelse om at det oppstod svindel. Å holde oversikt over de økonomiske forholdene til en ideell organisasjon er et alvorlig brudd på en offisers eller regissørens fidusiære ansvar. Institusjon av svindelpolitikker og prosedyrer reduserer mulighetene for svindel og beskytter nøkkelpersonell.

Typer av svindel

Det er mange måter at bedrageri kan foregå på ideelle organisasjoner. En eller to nøkkelpersoner, offiserer eller styremedlemmer kan forklare midler. Organisasjonens oppdragsgivere kan ansette ukvalifiserte entreprenører eller ansatte eller overbetale dem. Nonprofits kan publisere falske opplysninger om deres aktiviteter, inkludert hvor mye penger de øker og bruker. Styremedlemmer kan fremme aktiviteter, godkjenne midler eller stemme på vedtak, til tross for en interessekonflikt.

Sjekker og kontobalanser

En måte å redusere mulighetene for bedrageri på er å sette en policy som krever kontroller som er skrevet for å ha to signaturer. Dette kan omfatte en medarbeider og et styremedlem, ofte kasserer. Nonprofits kan kreve at en annen person enn forfatteren av sjekken signerer det i alle tilfeller, eller krever at sjekker blir medtegnet hvis sjekken er over en viss mengde. Det er mulig å kreve to signaturer på en sjekk og liste tre eller flere personer som kan fungere som signere. Et nonprofit kan kreve at visse utgifter, penger som vil bli refundert til en person, og visse typer kontrakter, forhåndsgodkjent. Styret kan utnevne en revisor til regelmessig å gjennomgå kontrakter, økonomiske dokumenter og driften av hver avdeling i organisasjonen.

Finansiell rapportering

Styremedlemmer kan ikke kreve uvitenhet om svindel hvis de aldri vurderer organisasjonens finansielle dokumenter. Et styre bør fastsette en policy om at omfattende finansiell rapportering finner sted på hvert styremøte, eller minst kvartalsvis. Styret bør oppnevne en finanskomité for å gjennomgå månedlige balanser, bankopplysninger eller ledgers. Mens svindel kan oppstå mellom regelmessig planlagte økonomiske vurderinger, jo hyppigere rapporteringen skjer, desto bedre møter styret sitt fidusiære ansvar for organisasjonens økonomi og beskytter seg mot ansvar.

Interessekonflikt

For å forhindre at styremedlemmer oppdager penger til familiemedlemmer, forretningsforbindelser, venner eller egne selskaper, bør en ideell organisasjon ha en interessekonfliktpolitikk. Dette kan inkludere hindre organisasjonen i å drive forretninger med bestemte personer og bedrifter, styremedlemmer som rapporterer potensielle konflikter og styremedlemmer, avstår fra stemmer som kan innebære en konflikt.

Forsikring

Styremedlemmer i ideelle organisasjoner kan beskytte seg mot noen form for svindel ved å kjøpe en direktør og saksbehandler forsikringspolicy. Nonprofits vanligvis kjøpe en gruppe politikk for å beskytte styremedlemmer i tilfelle organisasjonen saksøks for beslutninger truffet av styret. Dette beskytter ikke offiserene dersom de er ubehagelige - for eksempel hvis de forsettlig unnlater å oppfylle sitt fidusiære ansvar for å holde seg utenfor organisatoriske forhold som kontrakter og finansiell rapportering.