Sjekklister for svindelkontrol for autoforhandlere

Overvåking og kontroll av dine eiendomsmegleres eiendeler bidrar til å minimere sjansene for å miste penger til intern svindel. Du kan ikke forhindre enhver finansiell uregelmessighet, men du kan minimere utnyttbare svakheter som kan tømme dine eiendeler. På grunn av verdien av beholdningen og det høye tempoet i virksomheten din, trenger du kontrollsystemer som kan huse en bedrift med mange ansatte, hvorav noen arbeider med nok autonomi til å skjule uærlighet.

Svindelmotivasjoner

Forhandlingsansatte som stjeler fra sine arbeidsgivere, viser tre trekk som er vanlig blant personer som begår slike internt svindel. Først føler de noen behov eller haster - gjeld, avhengighet, personlige problemer - som driver dem til å bryte loven. For det andre finner de en begrunnelse for å forklare eller unnskylde deres oppførsel. For det tredje ser de deres svindel som noe de kan begå uten å bli fanget. Screening potensielle ansatte for økonomiske vanskeligheter, kriminell historie og rusmisbruk kan hjelpe deg med å identifisere personer som kan motivere å stjele. Hvis du opprettholder en arbeidsplass der individuelle bidrag får rettferdig anerkjennelse og relasjoner opp og ned, har ledelseshierarkiet høy prioritet, og du minimerer følelsene av urettferdig behandling eller underforstått innsats som kan føre til svindelmotivering.

Adskillelse av ansvar

Svindel kan komme opp som følge av tilgang til muligheter som ber om det. For eksempel, hvis de samme personene som tillater utgifter, kan skrive og signere forhandlerkontroller, kombinerer de for mange former for økonomisk tilgang i deres stillingsbeskrivelser. Hvis selgere kan legge til alternativer og tillegg - for eksempel rustbeskyttelse og ekstra garanti dekning - uten at noen kontrollerer at kundene er enige om dem, skaper du muligheter for polstrede kostnader. Selv om du er sikker på at du har ansatt de mest ærlige menneskene på planeten, kan det føre til ubehagelige resultater ved å plassere finansiell fristelse umiddelbart under nesen. Jo høyere en medarbeider står i ditt hierarki, desto større er hans tilgang til verdiverdier og jo større påvirker han dersom han bedrar deg.

Skatter og lønn

Unnlatelse av å overføre alle nødvendige salg, kan føderale og lønnsskatter lukke hele virksomheten din og utsette deg for store juridiske straffer. Disse overføringene representerer en endeløs pengemengde, noe av det i kontanter, som løper gjennom hele operasjonen. Av begge grunnene er det viktig å overvåke og kontrollere disse utgiftene. På samme måte, validere lønnslisten din for å sikre at alle som er oppført på bøkene, faktisk fungerer for deg. Jo større operasjonen er, desto lettere kan en ansatt sette inn en fantomarbeider, eller endre sine egne arbeidstimer, lønninger eller fordeler.

Omhyggelig registrering

Et ulåst forsyningsskap eller deleravdeling, minimalt tilsyn med selskapets kredittkort eller sjekklister, eller aksept av falske kostnadsrapporter kan føre til tap. Autoforhandlere bestiller, lager, selger og leverer så mange elementer som ansatte kan nibble bort på penner, papir og deler uten at de manglende elementene blir åpenbare - med mindre du holder og sjekker varebeholdninger. I tillegg krever hele arbeidsstyrken å ta årlige ferier bidrar til å avsløre svindel på to måter. Først kan du plassere en annen ansatt i et vakuumsete, og rød-flagg falsk praksis til et friskt par øyne. For det andre mangler ferierende tilgang til materialene og dokumentene de trenger for å fortsette en pågående svindel, og kan ikke gjenoppta det når de kommer tilbake.

Kredittordninger

Se etter bevis på at finansieringsavdelingen din spiller agn og bytter med kundenes kredittpoeng. Misrepresentere godkjenninger, rentesatser eller andre aspekter av avtaler og lukle forskjellen mellom hva kundene burde ha betalt og hva fakturaene deres faktisk sier, kan skumme bort fortjenestemarginene dine. Hvis din bruktbil divisjon henvender seg til kunder med mindre enn perfekt kreditt, vil det hende at en finansdirektør henvise dem til høyere rente lån ikke utløse mistanken som ville oppstå hvis kunder med høy kreditt score opplevde samme form for nedgradering. Ikke la dine ansatte bruke kundene dine som et middel til å begå svindel.