Fem spørsmål for transaksjonsanalyse

Nøyaktigheten av regnskapet ditt avhenger av korrekt analyse og regnskapsføring av dine forretningstransaksjoner. Du kan angi en transaksjon i regnskapssystemet ditt riktig ved å svare på fem analytiske spørsmål. Spørsmålene er utformet for å identifisere type transaksjon, kontoer påvirket av transaksjonen og måten transaksjonen påvirker kontosaldoen på. Denne prosedyren er effektiv om du driver en produksjons- eller detaljhandel, eller bruker et kontanter eller periodiseringsregnskapssystem.

Hvilke kontoer påvirkes?

Kildedokumentet registrerer aktiviteten som gir opphav til transaksjonen. Gjennomgang av kildedokumentet identifiserer kontoene som er involvert i transaksjonen. Hvis en kunde foretar et kontant kjøp, er de berørte kontoene salg og kontanter. Hvis du kjøper rekvisita med kontanter, er de berørte kontoene forsyninger og kontanter. Noen transaksjoner involverer mer enn to kontoer. Hvis du kjøper beholdning med kontanter og tar kjøpsrabatt, er de berørte kontoene lagerbeholdning, kontanter og kjøpsrabatt.

Hvilken konto kategori påvirkes?

Transaksjonen registrert i kildedokumentet avslører regnskapskategorien som er berørt. De fem typer regnskapskategorier er eiendeler, gjeld, eierskap eller egenkapital, omsetning og utgifter. For eksempel påvirker transaksjoner med kontanter, kontormateriell og lagerbeholdningen din eiendomsregnskap. Transaksjoner som involverer dine utestående lån og åpne leverandørfakturaer, påvirker gjeldskontiene. Salgstransaksjonene dine påvirker inntektsregnskapet. Betaling av virksomhetsregninger påvirker kostnadskontoene dine.

Hva er kontosaldoen?

Hver kontoskategori har en debet- eller kredittbalanse. Assetkontoer som kontanter og utstyr har normalt en debetbalanse. Ansvarsregnskap som forpliktelser og obligasjoner som skal betales, har en kredittbalanse. Egenkapital eller egenkapitalregnskap har normalt en kredittbalanse. Inntektsregnskap inkludert brutto salg og netto salg har en kredittbalanse. Kostnadskontoer som verktøy og leieutgifter har normalt en debetbalanse.

Øker eller reduserer kontoen

Transaksjonen avgjør om kontosaldoen øker eller reduseres. For eksempel øker innkjøp av en eiendel den kontobalansebalansen. Å ta ut et forretningslån øker ansvarskontoens kredittbalanse. Å gjøre kontant eller kreditt salg øker kredittbalansen i inntektsregnskapet. Betalingen av lønn for arbeidstakere og bedriftsmobilregninger øker debitsaldoen i kostnadsregnskapet.

Gjør debetene og kreditter balansen?

Etter å ha analysert og inngått transaksjonen må de totale debetene og kreditten balansere. Å kjøre en prøvebalanse svarer på dette spørsmålet. Forsøksbalansen viser alle kontoene med en debetbalanse i en kolonne og kontoene med en kredittbalanse i en annen kolonne. Debetkolonnens totale og kredittkolonnummen skal være den samme. Hvis ikke, kan du se gjennom kontoene som berøres av transaksjonen for å finne og rette feilen.