Eksempel på et lønnsystem

Du må betale dine ansatte gjennom et lønnsystem, men typen system du bruker, avhenger av dine lønnsbehov. Størrelsen på firmaet ditt og din kunnskap om lønnsoppgaver har mye å gjøre med om du velger et automatisert eller manuell system, eller om du overfører jobben til en lønnsleverandør.

In-house automatisert

Et automatisert eller datastyrt lønnsystem kan være frittstående programvare eller lønnsprogramvare integrert med menneskelige ressurser og regnskapsfunksjoner. Fra arbeidsplassen din skriver du inn lønnsopplysningene dine i systemet - inkludert personlig informasjon som personnummer og adresse - og lønn, arbeidstid, lønnsfrekvens og skattefeltinformasjon. Programvaren beregner lønnsslipp basert på dataene du skrev inn og gjør det mulig å betale med live sjekk, direkte innskudd og betalingskort.

Med et automatisert timekeeping-system kan du legge inn timene i lønnsprogrammet. Lønnsprogramvare opprettholder skatter fra lønnene til dine ansatte og beregner komplekse elementer som lønnsgodtgjørelse, tilleggslønn og pretaksavdrag. Programvaren lar deg spore spesifikke ansattes ytelser, skrive ut lønnsregister og skattemeldinger og utføre W-2-behandling. Dette systemet forbedrer effektiviteten og nøyaktigheten over manuelle systemer.

Lønnsservice

En lønnservice er et eksternt system. For et gebyr legger du ut lønnsoppgavene til leverandøren. Avhengig av dine behov behandler leverandøren enten hele lønnen din, inkludert lønnsskattemessige forhold, eller styrer noen aspekter av lønnslisten.

Lønnselskapene tilbyr generelt Internett-tjenester, og noen tilbyr en gjør-det-selv-tilnærming: Du kjører lønnsliste fra mobiltelefonen eller kontoret og skriver ut dine egne lønnsslipp, hvis du ønsker det. I stedet for å måtte kjøpe programvare bruker du leverandørens nettbaserte system. Andre lønnselskaper tilbyr mer begrensede elektroniske tjenester. For eksempel laster du opp arbeidstiden i leverandørens system, mens leverandøren behandler hele lønnen din og videresender lønnsslippene til deg. Dette systemet kan spare tid og penger og hjelpe deg med å redusere straffen for feil i lønns-, time- og skatteberegninger, fordi leverandøren generelt har eksperter på disse feltene. Du må fortsatt verifisere leverandørens arbeid og holde deg informert om lønnsaker, fordi du kunne holdes ansvarlig for leverandørens feil.

For hånd

Hvis du har få ansatte, for eksempel fem eller færre, kan du behandle hele lønnen din for hånd, eller manuelt. Du trenger bare noen få ting for å etablere dette systemet, for eksempel bankkontoer, brevpapir og lønnslister for registrering. Du beregner lønn og fradrag for hånd, noe som kan være risikabelt fordi lønnsberegninger kan være komplekse.

Siden du ikke har programvare for å hjelpe deg i beregningene dine, må du sjekke hver lønn for å være nøyaktig før du faktisk betaler dine ansatte. Ikke skriv årlig W-2 fordi håndboken for sikkerhetsadministrasjonen krever bruk av en bestemt skrift for å lese dem. bruk en skrivemaskin i stedet. For oppbevaring, behold bare filer med hard copy. Dette systemet er enkelt og rimelig å etablere.

betraktninger

US Small Business Administration anbefaler å ta visse skritt for å hjelpe deg med å etablere lønnsystemet ditt. Dette inkluderer å skaffe et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer, avgjøre om statlige og lokale myndigheter krever identifikasjonsnumre, å vite forskjellen mellom ansatte og uavhengige entreprenører, velge en lønnstid som overholder statsloven og velge riktig lønnsystem.