Hvordan skrive et notat fra HR

Personaleavdelinger sender regelmessig kommunikasjon til ansatte på en rekke temaer - fra dokumentasjon av ansattes oppsigelser for å utvide en invitasjon til selskapets piknik. Den mest effektive HR-kommunikasjonen er godt konstruert, holder publikum oppmerksom på og fordelt på riktig måte. Den inneholder også språk som ikke lar leseren tolke meningen, noe som betyr at et HR-notat må være klart og utvetydig.

1.

Utkast til formålet og oversikten over meldingen. Notater fra menneskelige ressurser kan være informative, for eksempel politikk eller prosessoppdateringer, eller de kan skrives bekreftelse på ansettelseshandlinger, for eksempel dokumentasjon for disiplinær gjennomgang eller oppsigelse. Når du utarbeider omrisset, bestemmer leserens posisjon eller tittel, bakgrunn og kvalifikasjoner.

2.

Forbered listen over ansatte til hvem notatet ditt vil bli distribuert. Spør IT-avdelingen din for å gi deg en e-postliste for alle ansatte, eller for enkelte grupper av ansatte. Hvis du skriver et informasjonsnotat til ansatte, kopierer du sine veiledere og ledere. Ledelse må alltid være oppmerksom på at informasjonen blir gitt til ansatte som rapporterer til dem.

3.

Samle data som er nødvendige for å underbygge emnet ditt. Hvis du for eksempel skriver om en policyendring, får du eksemplarer av gjeldende håndbøker og standard operasjonsprosedyrer. Få også revidert policy uttalelser som har blitt formidlet etter at håndboken din ble publisert. Hvis retningslinjene har å gjøre med prosesser, som teknologi, får du trinnvise instruksjoner for bruk av den nye teknologien.

4.

Oppgi de ansatte til hvem du skriver notatet. Bestem hvem dine lesere er og juster språket tilsvarende. For eksempel, hvis du skriver til IT-spesialister om prosessmessige saker, vil de forstå teknologi-tale. Men hvis du skriver et notat om IT-prosesser og publikum består av mer enn IT-ansatte, må du forberede det slik at det er forståelig for et bredt publikum.

5.

Legg eksemplarer av notater rettet mot enkeltpersoner i personellfiler. Noen konfidensielle notater må kanskje presenteres først og fremst, og hvis notatet har å gjøre med oppsigelse, bør arbeidstakerens veileder eller leder være tilstede under møtet når notatet blir levert til ansatt.

6.

Angi om HR-notater er konfidensielle. HR-korrespondanse kan inneholde sensitiv informasjon om lønn og vilkår for arbeidsforhold som fordeler, disiplin, HR-beregninger og HR-strategiske planer. Kopier av konfidensielle HR-notater skal lagres i filer med begrenset tilgang.