Redaksjonelle retningslinjer for organisatoriske nyhetsbrev

Å holde folk informert fordeler organisasjonens bunnlinje. I sin bok, "Arbeidsplasskommunikasjon for det 21. århundre", forteller Dr. Jason S. Wrench at intern kommunikasjon øker moralen og forståelsen av organisasjonens mål. Et nyhetsbrev kan skape en følelse av tilhørighet blant ansatte eller medlemmer på forskjellige steder og bygge lojalitet. En redaksjonell policy styrer nyhetsbrevets kommunikasjonsstrategi, produksjon og distribusjon, og klargjør ansvarlighet.

Hvorfor et nyhetsbrev?

Årsaken til nyhetsbrevet ditt gjør beslutninger om innholdet og identifiserer målrettet leserskap. Uten et mål mangler et nyhetsbrev fokus og mister dets effektivitet. Et målrettet nyhetsbrev, for eksempel, kan trekke alle sammen under et oppkjøp eller overgangen til et nytt anlegg. Et nyhetsbrev kan vise frem ansattes prestasjoner og organisatoriske prestasjoner for å gi organisasjonen din en personlighet i arbeidsmenns øyne, eller det kan fortelle kundene om nye produkter og tjenester eller brukes til å rekruttere fellesskapsstøtte.

Innhold og innleveringer

En effektiv redaksjonell policy for organisasjonens nyhetsbrev angir hvilke typer artikler og vanlige funksjoner som skal publiseres. For eksempel kan redaksjonell policy for en foreningens nyhetsbrev kreve at styremøter og rapporter fra aktive arbeidsstyrker vises i hvert problem. Bestem om arbeidstakerforslag skal oppfordres ved regelmessige undersøkelser. Organisasjonens holdning til å ha medarbeidere skaper alt innhold, ansetter frilansskribenter eller reklamebyråpersonell til å skrive artikler, eller akseptere utgivelser utenfor, tilhører din redaksjonelle politikk. Separate forfatteres retningslinjer angir opplysninger som ordtelling, tone og faktaverifisering.

Innholdsgodkjenning

Ved å bruke redaksjonell politikk til å tildele ansvar for beslutninger om hva som skal inkluderes i hvert utgave av nyhetsbrevet ditt, kan du unngå forvirring. Store organisasjoner oppretter ofte et redaksjonelt styre med representanter fra ulike fasiliteter eller funksjonsområder for å hjelpe redaktøren. I tillegg til å identifisere personen som har endelige uttalelse om artikkelvalg, bør politikken beskrive forventninger til fakturering og gjennomgangstider.

Format, Frekvens og Distribusjon

Hvor ofte og i hvilket format nyhetsbrevet når det, må målgruppen bli inkludert i redaksjonen din. Ukentlig, månedlig eller kvartalsvis veileder retningslinjene nyhetsbrevredaktørens produksjonskalender. Distribusjonshensyn omfatter utskriftsjobber til enkeltpersoner på jobben eller hjemme, og legger ut problemer i arbeidslounge, bygningslobby eller lunsjrom, og gjør papirversjoner og elektroniske versjoner tilgjengelig via e-post eller på organisasjonens hjemmeside.

Fotografi og Tillatelser

Visualer gjør nyhetsbrev mer interessante og lesbare. Din redaksjonelle policy kan ikke diktere at fotografering skal brukes, men det bør kreve at rettigheter til bruk av bilder og bilder oppnås hvis de brukes. På samme måte bør politikken kreve godkjenning for å reprodusere ethvert opphavsrettsbeskyttet materiale og tillatelse fra enkeltpersoner som er intervjuet eller fotografert for å bruke ord og bilder. Politikken din bør beskytte ansattes personvern, så merk deg at hjemmeadresser og telefonnumre ikke er publisert.