Effektiv prosjektledelse i Small Business Organization

Effektiv prosjektledelse i en liten bedrift betyr å nå prosjektmålene på tid og innenfor budsjett, til tross for at de har færre ressurser enn store organisasjoner. Det innebærer å identifisere hvilke prosjektledelsesmetoder du kan søke på videre prosjektmål, og som ikke legger til verdi i det mindre strukturerte, småbedriftsmiljøet. Verktøy som forenkler samarbeid og oppfordrer til å dele informasjon er nyttige, mens prosedyrer som krever stive strukturer og detaljerte oppgavebeskrivelser, ikke fungerer bra i mindre organisasjoner. En kombinasjon av høy kvalitet rapportering og fleksibel organisasjon er den mest effektive.

Rute

Prosjekter har en begrenset tidsramme. Effektiv prosjektledelse sikrer fullføring av individuelle oppgaver og hele prosjektet på tide. Programvare som genererer prosjekvurdering og gjennomgangsteknikk, eller PERT-diagrammer og Gantt-diagrammer lar deg holde oversikt over fremdriften av arbeidet. Arbeidsavbruddsstrukturene i disse programmene lar deg dele hver del av arbeidet i separate handlinger som du kan vurdere for ferdigstillelse, mens PERT eller Gantt-diagrammer lar deg bestemme fremdriften. Programmene er ofte designet for å imøtekomme selv de største prosjektene, men de skaler ned til arbeid for småbedriftsprosjektene.

kostnader

Sporingskostnader er avgjørende for småbedriftsprosjekter, fordi virksomheten ofte har begrensede økonomiske ressurser. Planleggingsprogramvaren kan inkludere kostnadsfunksjoner, men for små bedrifter kan det være mer gjennomsiktig og effektivt å spore kostnader via et tradisjonelt budsjett. Budsjettet viser store kostnadselementer og kolonner for estimert kostnad, kjøpt pris og betalt kostnad. Kolonnen for innkjøpspris er et varslingssignal som gjør at du kan reagere og omforhandle innkjøpsordrer hvis det er stor forskjell. Når prosjektet utvikler seg og flere av kolonnene fyller opp med tilsvarende tall, kan du se at prosjektet er på sporet.

kontroller

Planleggings- og kostnadssporingsfunksjoner lar deg avgjøre når et prosjekt er sent eller overbudsjettet etter det faktum. For effektiv prosjektstyring trenger du kontroller som forhindrer store avvik i utgangspunktet. For kostnader er kontrollfunksjonen å begrense utstedelsesmyndigheten. Hvis ansatte er autorisert til kun å utstede innkjøpsordrer opp til et bestemt beløp, begrenser dette risikoen for kostnadsoverskridelser. For planleggingskontroller kan du bruke milepæler. De beste milepælene er eksterne, som tillatelse og lisensiering. Hvis tidsplanen krever utstedelse av byggetillatelse innen en bestemt dato, har du en eksternt generert milepæl som betyr at du må ta til rette for å løse prosjektets fremgang, hvis ikke oppfylt.

evaluering

En nøkkelfunksjon for prosjektledelse er å lære av opplevelsen. Læring er spesielt viktig for små bedrifter, fordi de fleste av de samme personene vil utføre det samme arbeidet for fremtidige prosjekter. En kollaborativ atmosfære uten å tildele skyld er viktig for effektiv evaluering. Hvert lagmedlem må kunne presentere bekymringer og få dem adressert. Prosessen må erkjenne at de som utfører arbeidet, er mest autoritative på ytelsen. En effektiv evalueringsfunksjon ved slutten av prosjektledelsesprosessen styrker lagsamholdet og forbedrer selskapets moral.