Slik bruker du Excel til å tolke tekst

Datamaskinprogrammer bruker ofte parsingprogrammer for å konvertere tekst til formater som andre programmer kan bruke. Parsere deler elementer i en tekststreng i separate felt. Hvis du for eksempel har et bedriftsdatabaseprogram som leser kommaseparerte inndatafiler, kan en parser hjelpe deg med å opprette en kommaseparert fil. Microsoft Excel er ikke et tekstparsingprogram, men du kan bruke det som en parser til å lage tabulatoravgrensede og kommaseparerte filer.

1.

Åpne et program som inneholder teksten du vil analysere, og kopier deretter teksten ved å markere den og trykk "Ctrl-C".

2.

Start Excel og opprett en ny arbeidsbok. Klikk arbeidsbokens "A1" celle og trykk "Ctrl-V" for å lime inn teksten i den cellen.

3.

Klikk på "Data" -knappen i menylinjen, og klikk deretter på "Tekst til kolonner". En veiviser åpner og viser en forhåndsvisning av teksten.

4.

Klikk på "Avgrenset" -knappen hvis avgrensere som kommaer eller faner skiller elementene i teksten. Ellers klikker du på knappen "Fast bredde" hvis det er like mange mellomrom mellom hvert element i teksten. En setning består for eksempel av ord adskilt av ett mellomrom. Excel kan prøve å finne ut det riktige alternativet å velge ved å undersøke teksten, i så fall viser den en melding som forteller deg at den valgte en av radioknappene automatisk.

5.

Klikk på "Next" og "Finish."

Tips

• Lagre den tolkede teksten som en tekstavgrenset eller en avgrenset fil ved å trykke på "Ctrl-S", og velg deretter en av disse filtyper fra rullegardinmenyen Lagre som type som vises i vinduet Lagre som.
• Etter at du har analysert teksten, inneholder hver kolonne i regnearket ett tekstelement. Bruk disse kolonnene som kolonneoverskriftene for et nytt regneark, hvis du vil. Hvis du for eksempel kopierte en liste med farger, kan du analysere disse fargene i separate kolonner og bruke dem som overskrifter for et regneark som inneholder fargeinformasjon.