Hvordan skrive en e-post til dine ansatte

Teknologiske fremskritt har hatt en dyp innvirkning på måten småbedrifter opererer på og kommuniserer med ansatte. En slik fremgang, e-post, gir et raskt og rimelig kommunikasjonsmiddel for bedrifter av alle størrelser. E-post tillater massekommunikasjon mellom alle ansatte og målrettet kommunikasjon rettet mot bestemte ansatte. Når du bruker e-post for å kommunisere med ansatte, bør ledere og veiledere ta hensyn til flere faktorer.

1.

Skriv en oppmerksomhetsfylt emnelinje som angir nøyaktig grunnen til e-posten. For eksempel, når du sender en e-postmelding om et kommende møte, plasserer du den spesifikke typen møte i emnelinjen, for eksempel gruppemøte eller markedsføringsmøte. Dette kan hjelpe mottakeren til å prioritere e-postkommunikasjon. Å velge en nøyaktig og detaljert emnelinjemelding vil også gjøre det lettere for mottakeren å finne meldingen når du ser gjennom e-post på et senere tidspunkt.

2.

Send en egen epost for hvert emne du ønsker å adressere. Dette vil tillate deg å beholde hver e-post direkte og til poenget. Begrensning av hver e-post til ett emne vil også gi mottakeren muligheten til å fokusere på meldingen ved hånden og la dem legge inn e-posten i en bestemt elektronisk mappe for hvert emne, for eksempel møter, forespørsler og policyoppdateringer.

3.

Fjern tydelige ord og tekniske termer for å holde kommunikasjonen enkel og kortfattet. Avstå fra å bruke et komplekst begrep eller en beskrivelse når en enkel tilnærming vil tjene samme formål.

4.

Følg grunnleggende regler for profesjonell høflighet når du sender ansatte en epost. Adressér mottakeren på en profesjonell måte og lukk hver e-post med en takk eller annen passende avslutning. Bruk stavekontroll, og korrekturlest e-posten for nøyaktighet før du klikker send.

5.

Be om svar fra mottaker, om nødvendig. Gi detaljer knyttet til hvilken type oppfølging du trenger, hvordan du forventer å motta den og når du trenger svar.