Effektiv og effektiv kommunikasjon

Bedriftseiere og ansatte med gode kommunikasjonsevner kan effektivt bidra til en arbeidsplasskultur og få større innvirkning på kundene. Kommunikasjonsevner er viktige når man samarbeider om prosjekter, gir service til kunder, deler ideer i treningsøkter og deltar i andre ulike forretningssituasjoner. Personer som kan sende og motta meldinger, fungerer tydeligvis som representanter for et firmas merkevare og er mer effektive i jobbene sine.

Aktiv lytting

Entreprenører og ansatte bør øve aktiv lytting i samspillet med kunder og medarbeidere. For eksempel vil en veileder som styrer 10 ansatte ha en begrenset tid til å gi veibeskrivelse til hver ansatt. Hvis ansatte ikke tar del av sin veileder ved hjelp av aktiv lytte, vil de ha flere spørsmål på slutten og kaste bort veilederens tid og gjenta det som allerede er forklart. Ansatte må være tydelige i hva de sier til allmennheten, for eksempel i håndtering av kundeklager. De må lytte til hver kundes problem og angi i enkle ord hva de kan gjøre, om noe, for å løse problemet. For begge scenarier krever aktiv lytting å følge spor som en person gir, både i talte ord og i ikke-verbale uttrykk, før du sender en returmelding. Etter at en melding er mottatt, er det ofte nødvendig å gjenopprette det som ble hørt for å avklare meldingen.

Lagkommunikasjon

Bedriftseiere ønsker å bygge et team med ansatte som forstår hvordan man kommuniserer effektivt i grupper. For eksempel ønsker arbeidsgivere at folk tydelig skal uttrykke sine ideer i gruppemøter ved hjelp av ord, ikke-verbale uttrykk og bevegelser. De må også uttrykke sine følelser og avklare hva de oppfatter som tanker og følelser av andre på et lag. Å være klar over lagets klima er også viktig. Se etter spenninger som kaster opp blant bestemte kolleger og adresser dem profesjonelt før de produserer større konflikter. Noen ganger kan ansatte også ta ledelsen i å løse problemer som en gruppe står overfor, og hjelpe gruppen å jobbe effektivt mot en løsning.

Intern kommunikasjon

Det er best å undersøke hvordan ansatte kommuniserer effektivt for å maksimere arbeidsflyt og individuell produktivitet. Dette inkluderer å være en god modell for effektiv kommunikasjon. For eksempel kan ansatte bruke mye tid på å skrive kommunikasjon som blir sirkulert rundt organisasjonen. Michael Schrage fra Harvard Business Review Blog Network foreslår at du oppretter en e-post korrekt første gang med antagelsen om at den vil bli videresendt til andre på arbeidsplassen. På denne måten vil du ikke kaste bort tid på å returnere til den opprinnelige e-posten og redigere den når du er klar til å dele den. Del dette tipset med ansatte. De må redigere e-postene sine for å unngå å forvirre andre ansatte, noe som bare reduserer produktiviteten.

Teknologi vs menneskelig interaksjon

For effektiv og effektiv kommunikasjon må du være sikker på at du bruker det mest hensiktsmessige kommunikasjonsformatet. Du kan bruke for mye tid deling instruksjoner med arbeidstakere ved å skrive e-post på en datamaskin eller mobil enhet. Noen ganger er det mer effektivt å gå rundt på kontoret og formidle dine forventninger raskt. Du kan også bruke telefonen, interoffice-notatet, videochatten eller et virtuelt arbeidsrom for å kommunisere med ansatte. Hvis det er en sjanse for at du blir misforstått ved hjelp av teknologi, bruk ansikt til ansiktskommunikasjon med ansatte, spesielt for disiplin og løsning av konflikter mellom arbeidstakere.