Dokumentet Retention & Destruction Policy for Non Profits

En omfattende dokument retention og destruksjon politikk er mer enn bare en god forretningspraksis. Det er også viktig å sikre at ideell virksomhet overholder alle føderale og statlige lover og anbefalinger, som for noen ideelle organisasjoner er et forvirrende prospekt. Usikkerhet knyttet til politikkkrav eksisterer fordi statlige lover varierer. Innenriksdepartementet anbefaler men stopper kort for å kreve en ideell virksomhet for å håndtere dokumentoppbevaring, og Sarbanes-Oxley Act of 2002 retter seg spesielt mot ideelle organisasjoner i bare to av sine mange klausuler.

Sarbanes-Oxley Act § 1102

Seksjon 1102 i Sarbanes-Oxley Act forbyder spesielt destruksjon av dokumenter som er eller kan bli gjenstand for gjennomgang i en offisiell undersøkelse. Men det inkluderer ikke spesifikasjoner knyttet til enten dokumenter eller retensjonsplaner. Den beste ideen er å konsultere en nonprofit advokat før du utarbeider dokumentets retensjons- og ødeleggelsespolicy. I tillegg til å gi deg informasjon om Sarbanes-Oxley-loven, kan en advokat gi opplysninger om lover som kan gjelde i staten din.

Om dokumentoppbevaring

Politikkdirektivene bør omfatte både papirkopier av dokumenter og informasjon - inkludert e-postmeldinger - lagres elektronisk. Retensjonsperioder, som generelt varierer fra tre år til permanent oppbevaring, er i stor grad avhengig av typen og betydningen av informasjonen som er lagret i et dokument. For eksempel kjører retensjonsplaner for generell korrespondanse, frivillige journaler, ansettelsesprogrammer og innkjøpsordrer generelt ikke mer enn fire år. Regnskapsposter, kontoutskrifter, fakturaer og donasjonsdokumenter må generelt beholdes i 10 år. Vedtekter, forsikringsdokumenter og skattedokumenter skal beholdes permanent.

Avhending av virksomhetsrekorder

Et forvirrende aspekt ved å overholde lover og anbefalinger er at mens det er en overflod av informasjon knyttet til dokumentoppbevaring, er det mye mindre informasjon tilgjengelig som er spesielt knyttet til dokumentdestruksjon. I stedet stole på og inkludere retningslinjer som de som er gitt av Helse- og helsedepartementet for disponering av beskyttet helseinformasjon. For eksempel, inkludere direktiver som sier at ikke bare kopiering av dokumenter må gjøres hovedsakelig ulæselige, uutslettelige og ikke i stand til å rekonstrueres før deponering, men søppelbeholdere og resirkulasjonsbeholdere må være plassert i områder som er utilgjengelige for publikum. Et annet alternativ er å kontrakt med en avhendingsleverandør. Direktiver for å avhende informasjon som er lagret elektronisk, kan inkludere overskriving eller rensing av data ved hjelp av spesialisert programvare eller ødeleggelse av media som dataene lagres på.

Opprette en dokumentbehandlings- og destruksjonspolitikk

En omfattende politikk begynner med å identifisere politikkens formål, mål og mål. En definisjonsseksjon identifiserer tydelig hvilke typer dokumenter politikken gjelder og definerer vanlige begreper som "dokument", "shred" og "delete." Etter dette stiller flere seksjoner forventninger til merking og lagring av dokumenter og gir en tidsplan og instruksjoner for gjennomgå og ødelegge gammel informasjon. En siste seksjon omhandler og skisserer prosedyrer for å håndtere utkast til dokumenter. De fleste oppsummerer også policyinformasjon ved å inkludere en tabellansatte som kan henvise til for ytterligere informasjon.