Hva er skriftlig kommunikasjon i virksomheten?

Skriftlig kommunikasjon tillater bedrifter å kommunisere utviklinger, forventninger og juridiske forhold til ansatte og kontakter i omverdenen. Mens tradisjonelle kopier av skriftlig kommunikasjon i virksomheten fortsatt er utbredt, har e-post og nettkommunikasjon blitt stadig mer vanlig. Gitt det viktige av skriftlig kommunikasjon, er det en god idé å forstå det grunnleggende for å anvende beste praksis til din egen virksomhet.

typer

To hovedklassifiseringer av skriftlig kommunikasjon er i virksomhet, ifølge My Own Business, en ideell organisasjon som jobber med gründere. Intern skriftlig forretningskommunikasjon innebærer arbeidsgivere og ansatte på alle nivåer i selskapet. Ekstern skriftlig kommunikasjon involverer klienter, uavhengige entreprenører, industrielle kolleger og andre personer som ikke jobber direkte for selskapet. De tre hovedtyper av skriftlig kommunikasjon i virksomheten inkluderer forretningsbrev, memoranda og rapporter. Moderne eksempler kan strekke seg til tekstmeldinger, sosiale nettverkstjenester og multimediebedriftspresentasjoner.

Bruker

Bedriftsbokstaver kan bidra til å fremme forretningsbildet ved å kommunisere med omverdenen. Memoranda brukes hovedsakelig av arbeidsgivere og ansatte til å kommunisere informasjon om aktuelle prosjekter, endringer i forretningsprosedyrer eller andre interne emner. Bedriftsbokstaver og memoranda kan brukes til å bekrefte skriftlig hva som er avtalt muntlig. Rapporter hjelper med å kommunisere ny informasjon, analyse av data eller forskning eller anbefalinger for fremtidige beslutninger.

E-postkommunikasjon

E-post har blitt en vanlig form for skriftlig kommunikasjon i virksomheten på grunn av rask levering, brukervennlighet og evne til å nå ut til store målgrupper. Lagring av e-postadresser har blitt stadig viktigere fordi e-post har blitt "like tillatt" i retten som formelle papirdokumenter. Som e-postkommunikasjon fortsetter å vokse som en form for skriftlig forretningskommunikasjon, ser selskaper i økende grad ut til eksterne kilder for hjelp i e-postadministrasjon.

Tips

Lag en oversikt før du lager skriftlig kommunikasjon for korthet, klarhet og succinctness. Tilbyr ekstra ressurser for fortsatt kommunikasjon, for eksempel et telefonnummer, faksnummer eller e-postadresse. Bruk punktposter og nummererte lister for enkelhet. Skriftlig forretningskommunikasjon bør konkludere med en oppfordring til handling. Oppfølg skriftlig kommunikasjon med en telefonsamtale når det er mulig.

Etikette

Vær oppmerksom på passende etikette når du sender eller svarer på bedriftskorrespondanse. Forretningsbrev skal inneholde brevhode, datoen, leserens adresse, en hilsen, brevposisjon, hovedinnhold, sluttkommentarer og avsenderens signatur og navn.

Når du svarer på e-post, må du ikke slette avsenderens opprinnelige melding i tekstboksen for svar. Hvis du forlater denne informasjonen på plass, kan mottakeren raskt plassere svaret ditt i konteksten. Bedriftens emnefelt bør være klare og meningsfylte. Hvis du er usikker på mottakerens navn, adresser notatet som "Kjære herr eller fru."